书信礼仪与公文礼仪课件.pptxVIP

第十章 书信礼仪与公文礼仪; 对外书信联系已成为涉外工作的一部分，电话服务又使书信礼仪的内容得到了扩充。 书信是反映你外表、鉴赏力和性格的一面镜子。 一个优秀的秘书，以他（她）所写的具有条理和整洁之感的书信，为企业（社会组织）争得良好的形象和信誉。 ; 书信是单方面地表达感谢，无辅助手段，难度大，要进行必要的培训。  书信有一定格式，使用语言也有一定规范。; §1、书信礼仪;1、信头; 关于日期的写法:; 2、信内地址;（A）社交信  称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白） 美国 “My dear” 比 “Dear” 客气；称呼后加“ : ”。 英国 正相反 , 称呼后加“ ，”;（B）商业信 在商业信中，普通用的称呼都是： “Dear Sir”, “Grentleman”、 “Dear Madam”和 “Madames”。 凡是女人，无论她是否结婚均用 “Dear Madame” 来称呼。;4、正文;5、结尾客套;6、签名;7、信封写法;二、社交信; 邀请信在社交活动中使用得相当广泛。  邀请信一般都较简短，写时要注意礼节，又要诚恳热情，要把有关邀请对象、活动内容、时间、地点等交代清楚，以免发生差错。;邀请信的内容：;2、感谢信;3、庆贺信;4、慰问信; 三、商业信;2、介绍信; 3、推荐信;4、辞职信;四、如何打电话; 1、电话的起始语; 2、语气语调;3、电话的续接;4、与国外电话联系;五、名片;1、在交际中日本人名片的使用;名片是见面礼； 名片是介绍信； 名片是礼品卡； 名片是通知书； 名片是借款单。;2、英文名片;3、名片的功能; 如在邮局寄发名片，可代替信件表示祝贺、感谢、辞行、吊唁、慰问、介绍等意，可在名片的左下角用铅笔写上表示一定含义的法文小写字母来表示。; 常见有： p.f. --- 敬贺 p.c.--- 谨言 p.f.c.--- 结识 p.r.--- 谨谢 p.p. --- 介绍 p.p.c.--- 辞行 p.m. --- 备忘 p.f.n.a.--- 贺新年;§2、公文礼仪; 一、公文礼仪的特点; 2、行文关系化; 3、辞章逻辑化;二、公文礼仪的规则; 4、凡部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。 5、政???各部门可以联合行文。 6、各级国家行政机关不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过的机关。; 7、请示的公文，一般应一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。 8、受理双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关， 由主报机关负责答复请示的问题，上级机关向双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。 9、经过批准在报刊发表的国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。;三、公文办理的礼仪要求; 3、凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应主动与有关部门或地区协商、会签，上报的公文，如有关方面意见不一，要如实反应。 4、已送领导人批示或交有关业务部门办理的公文，文书部门要负责检查催办，防止漏办和延误。; 5、公文写作中要符合国家政策、法律，人名、地名、数字、引文要准确属实，时间要具体的年月日，数字书写一般用汉字，同一公文中的数字写法要前后一致。使用简称时必须先用全称，并加以说明。 6、各级行政机关发出的公文，由机关领导人签发。重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公室主任根据授权签发。; 7、各级领导人审批公文要认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。 8、拟写、签发公文时应使用黑色钢笔或毛笔。 9、各级国家行政机关的办公室在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核重点；是否需要行文、公文内容、文字表述、文件使用、格式等是否符合有关规定。; 10、上级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公室主任批准，可以翻印，转发的、翻印时，要注明翻印的机关和时间。 11、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施、确保文件安全。 12、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正文和有关材料整理立卷。 ; 13、公文