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工贸公司费用管理制度 一、备用金及借款程序管理 1、采购人员、驾驶员、对外联系业务人员等可借支备用金；每人借支累计总额具体规定为：项目经理、项目副经理元，部门负责人元，驾驶员元，，其他人员视具体情况而定。 2、备用金借支程序：借款人申请→会计审核签署意见→项目经理签字同意→会计出凭证→出纳付款。 3、民工个人，不能直接向财务部借支，必须通过所属施工队负责人向财务借支。 4、借款人必须在每年年底、或离职、工程竣工前报销冲帐，对借款人未及时偿还的借支，财务部门有权扣工资偿还。 5、超过借支总额累计金额的，不能再次借支。 6、备用金使用过程中，1000元以内的经济活动可由项目部部门负责人签字负责，1000元以上的必须由项目经理同意，否则不给予报帐。 7、施工队借款必须由分管负责人开具工程量情况说明，交财务扣除借支款后报项目经理审批，预防不良超支现象发生。 上述相关规定，若遇到特殊情况，可视具体情况，经项目经理签字同意后，灵活变通处理。 二、业务招待费和误餐费 1、业务招待费仅限于招待与本项目有关的单位及个人。 2、因办理项目部相关业务事项，发生的误餐费，可以报销。 3、业务招待费和误餐费必须取得正式发票，并在发票后注明时间、经办人及证明人。 4、业务招待费原则上由部门负责人以上报销，但发生业务招待费前应告知项目经理。其他人员一般情况不得报销业务招待费，若特殊情况需由部门负责人向项目经理反映审批后方可发生，报销程序按公司《财务管理制度》执行。 5、业务招待过程中发生的无票支出，由项目经理同意后，财务统一办理。 6、项目部各部门的业务招待费，应本着节约的原则合理开支。 三、差旅费的报销 1、因为总公司开会、培训等，需出公差，项目部主要领导和主要负责人，由项目经理根据事由缓急，可自行安排乘坐飞机、火车或汽车，票务费用，按实报销;其余人员按火车（硬卧）标准报销,紧急情况下，项目经理特批者除外。未经同意的飞机票，只能按照火车（硬卧）票报销，差价由经办人自行承担。 2、住宿费标准，执行总公司《管理办法》的相关规定。 3、差旅费报销只能包括车船费和住宿费，出差期间发生的其他费用，要单独报销。 4、所有休假、请假出公差者，均需填报《请假条》交行办存档，作为发放工资福利的依据；差旅费报销必须填写《差旅费报销单》。 四、通讯费报销管理 员工通讯费在限额内据实报销，确因工作需要，通讯费实际开支超过规定限额的，同时符合下列条件，经审批可全额报销： 1、本人提出申请并说明原因； 2、提供当月的话费明细详单及当月合规发票； 3、经核实所有费用确均属于工作需要所发生。 所有员工报销通讯费时不得使用替用发票；报销时必须使用通讯费结算发票，不得使用交费发票或收据。 五、车辆使用费和办公用品管理 1、经理部的车辆，每月报销一次车辆使用费，跨月费用，不再报销，修车费用，金额使用权限参照备用金管理的相关规定执行。同时必须附有加盖公章的“修理清单”作为附件。 2、办公用品，只能由行办（或指定的专门人员）定点采购，每月结帐报销一次，并附采购清单，说明结帐时的折扣情况。 3、贵重商品的采购，必须附有详细的“采购清单”，并由行办负责领取登记工作，定期与财务核对实物帐。