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文件管理规定 文件编号：MX-WIP-0002 版本版次： A0 制定部门： 行政部 制定日期： 2010-02-12 总 页 次： 2 分 发 号： 作 成 审 核 批 准 版别 制/修订日期 申请单编号 申请单位 制订/变更内容简述 A0 2010/02/12 ---- 行政部 新制定 文件审批栏(在所需审批的部门前打“√”) 文件状态 总经理 采购部 生产部 品质部 开发部 物控部 人事/行政部 工程部 财务部 销售部 部门标识处 文件分发栏（在括号内填写分发之份数，不分发的单位请不要填写） 总经理（ ） 采购部（ ） 生产部（ ） 品质部（ ） 开发部（ ） 物控部（ ） 人事/行政部（ ） 工程部（ ） 财务部（ ） 销售部（ ） 目的 为确保公司各项体系文件、资料的有效、合理、及时性。 适用范围 适用于本公司文件、资料制定发行，回收、归档、借阅及外来文件的管理。 职责 3.1 文控 负责文件的发放、回收、归档、借阅及外来文件的管理。 3.2 各部门 负责文件、资料的传达、贯彻和执行。 4 内容 各部门下发BOM、工艺变更单等受控文件，公司体系下发的相关管理程序和管理办法，直接到文控室，由文控统一归档（扫描入系统）、下发、回收。 4.2 文控接到文件后在8小时内受控下发到相关部门。 4.3 所有二阶文件下发后，传阅必需在一个星期内归还文控室（BOM表存放各部门）。 4.4 文件、资料的借阅时间最长为6天。 4.5 车间只能存放三阶文件（包括BOM表、图纸、管理办法、管理规定、管理规范、作业指导书）和四阶文件。 4.6 所有“受控文件”的文件、资料发放都必须回收旧版。 4.7 印有“受控文件”的文件与资料均不可复印，不可带出公司或借给非公司人员使用违者重罚。 4.8 属于绝密受控文件只允许总经理及相关当事人可以借阅。 5 考核 5.1 遗失受控文件1份，罚款50元/份（BOM表、图纸30元/份）。 5.2 私自复印受控文件，罚款20元/份。 5.3 如因现场存在两个版本的内容资料，造成异常由责任主管自行负责，并承担相应的损失。 5.4 文件在文控呆滞未及时发放，文控责任人扣除当月绩效5元/次，造成异常的应承担相应的损失。 6 相关文件： 6.1《文件控制管理程序》 6.2《记录控制管理程序》 7 记录表单 7.1 文件发放回收记录表 7.2 文件借阅表