合肥学院出版类档案工作规范.pdfVIP

合肥学院出版类档案工作规范 为了提高我院出版类档案 （以下简称出版档案） 工作质量和 管理水平，充分发挥其作用，有效地为学院和社会服务，并为考 核出版档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》 、《中 华人民共和国著作权法》 ，国务院《科学技术档案工作条例》 ，国 家出版局、国家档案局《出版社书稿档案工作规定》 ，原国家教 委《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法 与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章的制定，结合我 院实际情况，特制订本规范。 一 出版档案的收集和归档 1、确定出版档案归档范围的原则 （1）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必 须对学院和社会当前与远具有参考价值和凭证作用。 （2 ）归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出 版活动的全过程，保证完整、准确、系统。 （3 ）归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持 有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。 2、归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括综合管理，出版物的编审，出版 等方面的内容 （具体范围 《合肥学院出版类档案归档范围和保管 期限表》）。 （2 ）归档的重点是出版活动各个阶段所形成的不同载体、 形成的文件材料，尤其是出版物本身。 3、不归档的文件材料 （1）上级机关有关出版的普发性（非专指本院） 、不办的文 件； 1 （2 ）未生效的合同、协议书； （3）不退、不用的稿件，非定稿的稿件； （4 ）重份文件及院内单位发来的文件； （5）无查考价值的事务性、临时性函件； （6 ）院外单位交换来的材料； 以上某些文件如认为有必要，也可有选择地作资料暂存。 4、形成积累 （1）出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保 管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内， 随时检查归档材料 是否完整、系统、准确，并及时进行补救。 （2 ）出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理， 按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经 部（室）主任审查和兼职档案员检查后，编好卷内目录，连同原 稿、样报、样书，顺序放入袋内。 5、整理组卷（件） （1）出版档案以出版物名称立卷 （件），一书一刊组成一件。 注意分清年度，不可混年立卷（件） 。 （2 ）跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷（件） 。 （3 ）出版档案内的文件，均须除去金属物，修补破损处， 用线装订。 （4 ）文件材料以左下方对齐，在左侧装订。照片（放入声 像档案内，并附参见号） 。 （5 ）页号的编制：档案文件无论单面或双面只要有书写文 字的，均应编写页号； 页号的位置在每面材料非装订线一侧的下 角。 样书、期刊不编写页号， 其页号以样书、 期刊原有页号为准。 （6 ）卷末备考表应逐项认真填写。 2 （7 ）出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题， 刊物以刊名加刊期为标题。 6、归档验收 （1）书刊出版后一个月内，责任编辑应向编辑部兼职档案 员归档，经验收合格后，发给凭据，编辑部负责人和财务部门可 按此签发稿费通知单核发放稿费。 （2 ）编辑部的兼职