行政助理职位说明书.doc

行政助理职位说明书 职位概要：协助部门经理做好公司固定资产的管理、总务后勤采购及内部基础设施的维护与后勤保障工作。 工作职责： 1、根据公司的发展战略目标，协助部门经理建立、完善部门内部各项管理制度和工作流程，并推进实施，及根据实际情况，适时提出调整建议； 2、负责做好公司总务后勤物资的采购、登记、分发和管理、设备档案管理工作，合理降低总务采购成本，做好采购物资的入库、退货、盘点、往来账款结算、发放、供应商比价与评估等相关工作。主要考核总务采购及时率； 3、设备维修配件购置的审核，以及做好设备维修配件购置的申请和设备及配件的采购工作；拟订公司设备、设施大修或改造计划，并组织实施； 4、全面负责公司的固定资产的管理工作，协助部门经理做好固定资产调研购买、调拔、维修、报废的申报和按权限与流程的处理，做好固定资产的编码和流转记录，监督固定资产的日常使用与管理； 5、与工业区管理处建立良好的合作关系，确保公司水、电、电梯及其它事项正常使用和开展；并对公司各部门对公司内部安全和节约使用水用电进行监督管理； 6、指导和协助机修员和电工做好设备管理、维修维护工作； 7、负责监督、检查公司厂区、车间、仓库及员工宿舍的消防、安全和保卫工作；安全无小事，每周检查各区域消防设施和安全问题，并做好登记； 8、负责管理公司绿化、美化、净化工作； 9、负责节假日，以及员工生日礼品等的采购并协同人事助理进行分发； 10、协助行政经理对公司饭堂进行管理，对饭堂的膳食状况和卫生进行检查、监督； 11、负责对员工宿舍的内部环境进行监督管理，风气风貌进行检查； 12、协助建立公司各类应急救援机制、预案的建立与组织落实，及时、妥善处理好公司的各类突发性事件； 13、履行本职位必须要求的其他工作（根据本职位需要编制的计划、指标和方案，经经理审定后执行）； 14、完成部门上级领导临时交办的其它临时性工作。 工作权限： 1、与部门相关的工作流程及管理制度的增减、修改的建议权； 2、总务用品申购的审核权； 3、固定资产采购、报废的建议权； 4、对安全保卫、消防、清洁卫生、绿化、宿舍、厨房等工作中发生的异常处理建议权； 5、公司规章制度中规定或赋予的其他权力。 任职资格： 1、性别：男、女不限； 2、年龄：22-40岁； 3、教育背景：行政管理、企业管理或相关专业大专及以上学历。 4、培训经历 有现代行政资源管理系统知识或电器维修工程、采购管理、电子信息科技方面的培训经验为佳。 5、任职经验 1年以上行政管理、设备设施管理工作经验。 6、技能技巧 （1）具有系统现代企业行政类管理知识或电器、设备的维护和维修技能，对公司（或工厂）的日常管理工作有一定的认识和了解； （2）熟悉行政管理体系，对公司的日常生产运作有系统的认识。 （3）对工厂的防火安全，用电安全，食品安全有深刻的了解。能独立处理厂区内的突发情况； （4）会使用相关的办公软件； （5）流利的普通话，会听、说粤语更佳。 7、品质、态度 （1）办事沉稳、细致，有创新精神，能够承担相当的工作量，能承受较大压力； （2）表达能力佳，品行正直，思维敏捷，具有较强的组织协调能力及团队合作精神； （3）较强的学习能力和责任心，能自我激励，具备较强的独立处理事务的能力; （4）具有较强的理解力、沟通协调能力、执行能力； （5）高度的敬业精神及高涨的工作激情，能接受高强度的工作，工作态度积极乐观； （6）具有良好的人际交往能力，善于与各类性格的人交往，待人公平； （7）有良好的职业道德和职业操守，保密意识强。 附：岗位工作考核指标说明 1、总务采购及时率：规定时间完成总务采购的批次÷总务采购申请总批次； 2、固定资产盘点准确率：实际盘点数目数量÷按规定应盘点固定资产的数量； 3、行政工作及时率：按时完成的行政事务÷规定时间内应完成的行政事务； 工作依据： 1、采办工作按《固定资产管理制度》、《行政总务采办工作流程》执行 2、员工宿舍《宿舍用电制度》和《宿舍管理制度》执行。 3、《后勤管理制度》