【文件编写】集团有限公司文件编写(ppt54页).pptVIP

集团有限公司文 件 编 写 *********** 2002年3月27日 主题内容 当前我司文件编写存在的问题（1） 问题主要集中在原综合管理文件！ 1、格式五花八门 集中表现在部门文件、对外传真文件和记录表格等。 2、文件不成体系 文件不能相互兼容，甚至冲突； 表现在发文形势不规范（如：签呈）； 文件编写因分块管理而得不到统一。 当前我司文件编写存在的问题（2） 3、文件编写规定无有效稽核 文件格式长期不规范，依然无人指正； 文件虽然冲突，但不容易暴露（除非大问题）。 4、文件的有效性得不到保证 常常无法判断文件是否有效 当前我司文件编写存在的问题（3） 5、企业行为文件化、制度化不够 6、记录的准确性、科学性经不起挑战。## 文件编写标准化的意义（1） 将企业经常三令五申的规范予以文件化、制度化，防止“朝令夕改”、“人在政在、人离政改”的情形。 为企业永续经营打下稳固基础。 文件编写标准化的意义（2） 是通向科学管理的交通图 界定了职责和权限，处理好了接口，使管理体系成为职责分明，协调一致的有机整体； 给出了最好的、最实际的方法； “该说的一定要说到，说到的一定要做到”，文件成为组织的法规，通过认真的执行达到预期的目的。 文件编写标准化的意义（3） 4.是改进管理的保障 依据文件确定如何实施工作，以及如何评价业绩。 当把改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。 5.是培训的依据 文件作为培训全体员工的教材； ?按照文件规定进行培训，是保持文件有效执行的关键。 文件编写标准化的意义（4） 6.是审核的依据 可以依据程序来审核：文件规定在实际活动中是否按要求执行。 证明过程已经确定； 证明程序按已规定展开和实施； 证明程序处于更改控制中。 证明执行的情况应留下证据。 文件编写标准化的意义（5） 7.使活动受控 规定各项活动的方法和评定的准则，使各项活动处于受控状态。 8.管理文件是企业制度的文字化，如果文件编写本身就没有的标准模式，又怎能作为要求规范行为的依据？ ## 文件编写的总体要求（1） 1.统一性 文件的结构、术语应保持一致； 应采用完全相同的措辞表述完全相同的条文。 2.合理性 做到合理化，要尽量防止文件编写者因为编写者本身的能力或所了解的程度有限而出现过松、过严、可操作性差等问题。 所以会签是一个重要的环节。 文件编写的总体要求（2） 3.公开性 对于非保密文件，在公布实施后，一定要及时分发给相关部门，并准许公司任何人公开查阅或借阅。 要随时维持版本更新，防止查阅到旧版无效的文件而错误理解和执行 4.通俗易懂性 企业人员由于教育水平和专业的不同，文件编写应使用简单易懂的语言，避免使用晦涩、模棱两可、易产生歧义的词汇。 必要时，文件生效后对有关人员组织培训，以利理解和执行。 文件编写的总体要求（3） 5.系统性 应该有系统、有条理地将各管理环节都制订成文件； ?所有的文件应按规定的方法编辑成册； 各层次文件应分布合理。 6.协调性?? 文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调，文件之间应相互协调、互相印证； 管理文件应认真处理好各种接口，避免不协调或职责不清。 文件编写的总体要求（4） 7.唯一性?? ?对一个组织，所有管理文件都是唯一的； 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解； 决不允许不同的文件对同一事项的规定相互矛盾——表述唯一； 同一公司的文件一般具有自己唯一不变的风格。 文件编写的总体要求（5） 8.适用性 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件； 所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到； 追求“任何时候、任何部门都适用”的文件是荒谬的，不可能的； （动态的） 编写任何文件都应依据标准的要求和企业的现实， 发现了文件的不适合情况，应立即按规定程序修改。 文件化程度，取决于执行工作所使用的方法和需要的技能，以及有关人员接受的培训。 ## 建立文件体系的基本步骤（1） （1）教育培训、统一认识 （2）组织的落实、总体策划 （3）识别过程、初拟文件清单 （4）制定方针和目标 （5）确定活动（要素） （6）调整组织结构 （7）确定文件的编写格式 建立文件体系的基本步骤（2） （8）起草职责和程序 （9）会签职责和程序文件草案 （10）职责和程序修改报批 （11）编写手册 （12）批准试行 （13）内审和管理评审 （14）再修改并正式颁布 文件系统的构成 建立文件体系的方法（1） 1.自上而下依次展开的编写方法 按章程、手册、程序类文件、作业类文件、记录的顺序编写； 此方法利于上一层次文件与下一层次文件的衔接； 此方法对文件编写人员，特别是手册编写人员文件编写相关知识和