搞接待，这些细节你注意了吗？.docxVIP

精品文档可下载编辑 精品文档可下载编辑 PAGE / NUMPAGES 精品文档可下载编辑 搞接待，这些细节你留意了吗？ 接待是机关的常规性工作，也是办公室的一项重要内容。接待主要包括公务接待、会议接待、视察检查接待、技术考察接待、参观接待等。接待工作说难不难，说简洁也不简洁，也可以作为办会的一项内容延长，关键是是否把握住了接待的精髓和要义。 小管一上班，就接到了一项重要任务，后天陪领导接待XX市考察团。 “主任，接待我没阅历，不知道怎么弄啊？〞 “怎么没阅历，你不是跟过会议和效劳过领导吗？〞 “是啊，但这是接待啊，我没弄过，而且我的酒量也不行。〞 “不要有压力，也不要以为接待就是喝酒，接待的实质就是让人快活奋兴来，满满当当的走。我们讲究来者都是客，要表现出友好的热忱和效劳的态度。〞 “那仅仅只做到这些还不够吧？〞 “来访者的身份、使命往往各不相同，但一般都是事前会有联系，发个公函，接待工作包括五个要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式，这些你之前也有所了解，而且接待工作是呈现一个单位形象的窗口，是与外界交往合作的纽带和桥梁，也是猎取各类信息的渠道。所以接待的时候要把握四个原那么。〞 一是态度要热忱恳切，比方笑脸相迎，有个良好的精神面貌，而不是拉着脸，松松垮垮。对于来访者不因其身份职务的凹凸而另眼相看，要公平相待。二是要以礼待人，比方面容洁净，衣着得体，稳重端庄等等，握手、打招呼、体态都要留意。三是做到细致周到，不管行程长短、来人多少，都要细心支配，效劳周到，有具体的接待方案。四是要按章办事，要依据制度标准来，重要问题要随时请示汇报，不要由于“面子〞而容许许诺。 “那具体应当做哪些工作呢？〞 “你不要焦急，就拿这次来说，是一个考察团性质的接待，预备工作主要包括三个方面。〞 一是搜集来访团体的背景资料。知彼知己，做好预备。了解来访团体的任务、目的，这个就不多说了，这一点做好了主要是为了确定来访后的日程和支配。预备好相关材料，确定好接待的规模和支配住宿，最好有个人员信息表，以便于了解考察团的单位职务、级别、性别等，了解考察团的相关需求，以便支配迎送和日常用车，别看这个步骤麻烦，搜集背景资料周到与否，直接关系到后期接待工作的质量。 二是拟定接待方案。主要是确定接待规格，这包括对等接待、低格接待和高格接待，依据对方领导职务的凹凸或者是上级授意等，提出意见，汇报给领导后打算。值得留意的是，接待日程的制定要周全，要以来访工作内容为重点开展活动支配，确定参观、考察地点，时间节点和地点肯定要连接好，把堵车等相关因素考虑进去，制定好方案后可以与考察团的工作人员进行对接，然后报领导审批。 三是做好接待的预备工作。包括预备和撰写相关的文字材料，预备有关的介绍图册，假设涉及到外出参观，要提前与参观单位对接，确定好行程。做好衣食住行的预备，提示相关天气信息，确定酒店环境，留意饮食习惯，支配好交通工具和规划好路线。 “至于在具体的接待中要留意哪些事项，我列出几个点，你在接待的时候留意避开就可以了。〞 一是效劳要保护周到。就像刚刚说的，汇报材料要突出重点，比方是否需要悬挂条幅等；餐饮、住宿、用车等生活效劳要保护周到，但是一般不能超标准，不要搞不必要的宴请、巡游等，在条件允许范围内，能够满足的肯定满足。 二是要准时请示汇报。在接待中可能会消灭很多方案之外的状况，一些日常的要求，自己能拿得准的，认真去办，能办到什么程度就办到什么程度，但是不管处理或答复什么问题，不要自作主见，比方他们提出其他的参观学习要求，肯定要请示领导，依据领导的意见进行答复。 三是语言措辞要得体。对待初次会见的来宾，语言要谦恭，不要有居高临下的感觉。沟通的过程中擅长倾听，不要任凭插话或者打断对方的谈话，就算有些观点不全都，也不要反对。在介绍阅历和做法的时候不夸大、不吹嘘，多用确定句和祈使句。沟通之前，尽量都记准每个人的职务，称呼起来也会拉近距离。 四是做好接到收尾工作。接待收尾工作虽然简洁，但不行无视，结束后，可以实行举办简洁的座谈会沟通阅历或心得体会、合影留念，建立联系平台等方式。把接待工作中形成的文件、资料收集齐全，以备查用，总结好接待工作的做法和缺乏及以后要留意的问题。 “好的，听完主任这么一介绍，我现在就有一些思路了，我现在就回去抓紧制定方案，了解状况，做好支配。〞 “别焦急，你做好支配的时候肯定留意避开两个坑，一个是避开想当然，不要以为打完 工作就完成了，对于不生疏的或者是初次要了解的，肯定要先去踩点，做到心中有数；另一个是避开虎头蛇尾，做事要做的周全，有头有尾，让参观团的成员感受到周到的效劳，既然是全程靠上去，能够亲力亲为的就不要打 周知，这点要留意。〞 “好的，我这就去落实。〞