归档文件的分类..docVIP

四、归档文件的分类 分类：是指全宗内归档文件的实体分类，就是将归档文 件按其来源，时间、内容和不形式等方面的异同，分成若干 层次和类别， 构成有机体系的过程。 分类包括选择分类方法， 制定分类方案、文件归类等具体内容。 对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归 档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系 统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以后 将来馆室的系统化管理都有重要的意义。 ＜一＞基本分类方法（通用的） 分类方法也称为“分类标准”、“分类特征。”合理选择分类方 法，很大程度上决定了分类的质量。 《归档文件整理规则》 选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方 法，是因为这 3 种分类方法在各级单位档案部门使用率最高， 并且反映了基本规律和要求。 1、年度分类法。年度分类法，就是根据形成和处理文 件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的 分类方法。归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机 关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现 行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同年 度的文件不能混全归类。 运用年度分类灵法时，要正确断定文件的日期并归入相 应年度。需要注意以下几个问题： 1 文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日 期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期