行政管理制度培训教材.ppt

行政管理制度培训 组织部门：集团人事行政部 讲师：文轶; 了解管理规范的需要 了解自己的权利和义务 更好地融入团队;;目 录;;公文的种类;;一、内部公文： 1、决议：适用于经董事会、总经理办公会等重要会议讨论通过的重要决策事项。 2、通知：适用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位的公文，批转下级单 位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部等。 3、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 4、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位询问。 5、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。 6、工作联系函：适用不相隶属单位间相互商洽工作，询问或答复问题，发函单位不超过3个；向有关主管部门请求批准等。 7、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 二、对外公文：向政府或合作单位报送的文件，例如：项目建议书、立项报告、请示、报告等 三、外来公文：外部单位、机构发来的文件、函件、资料等。;行文规则 ;责任落实;发文办理流程 ;发文办理要求 ;收文要求;;1、按档案类别分为人事行政类、合同类、法律类、财务类、实物类、采购类、成控类、招商类、营销类、房地产开发类。 2、按档案保管期限分为永久、长期、短期。 永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的 档案，列为永久保管。保管期限为为20年以上。 长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值 的档案，列为长期保管。保管期限为为5年—20年。 短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。为 5年以下。 3、按档案保密等级分为一般档案和秘密档案。;1、收集：各部门（含工程部）兼职档案员对需归档档案每月10日前（重要档案及时归档）提交上月档案至档案专员归档，档案专员做好档案接收登记。 2、归档： 各分公司档案专员负责保管并建立台账，重要档案由分公司人事行政部每月10日前　　　 整理提交扫描件至集团人事行政部备份，例如对外文件、外来文件、公司决议、重 大会议纪要、合同（销售、租贷、劳动合同向集团提供台账即可）、政府文件、法 律类文件等。 归档时注明档案的秘级。 各分公司在项目竣工验收完毕后将整套档案原件移交至集团档案室保管。 每月由集团人事行政部检查各子公司档案归档情况。 各分公司（部门）主导的合同档案必须注明总份数，并做《合同原件去向登记表》。;1、集团人事行政部：负责管理集团主导的档案，监督检查各分公司档案管 理情况。 2、分公司人事行政部：负责管理分公司主导的档案。 3、各分公司档案管理员：负责档案的收集、整理、保管、使用以及档案室 的管理。 4、各部门兼职档案员：负责本部门档案的日常保管及使用，并按归档时限 要求归档至档案室。 5、财务管理中心：负责管理财务类档案并根据档案管理制度出具相应的档 案管理细则。 6、项目工程部：负责管理工程类档案并根据《房地产开发工程资料分类 表》、《建设工程竣工验收备案资料表》及时提交档案至人事行政部档 案室归档。;标识图示;标识图示;标识图示;1、查阅：非保密档案可直接查阅，保密档案需经部门负责人审批。 2、外借：非保密档案外借填写《借阅审批单》→部门负责人审批→ 档案管理员登记。保密档案外借填写《借阅审批单》→部门负责 人审批→档案管理部门负责人审批→档案管理员登记并对外借的 档案及时催收。 3、复印：使用复印件时档案管理员必须在复印件上注明用途，使用 原件档案需两个或以上人员共同操作，不得私自复印。 注：借用完毕的档案及时收回销账登记并放回原处，不得串类易位。;;1、申请刻制流程：提交《印章制作申请表》→部门负责人审批→ 集团人事行政部审批→分管领导审批→总经理或其授权人核批 →集团人事行政部指定人员凭集团开具的介绍信到公安部门指 定单位统一刻制。 2、领取：所有印章必须由申请人或申请部门负责人领取，不得代 领，并填写《印章领取登记单》，报集团人事行政部备案。;1、用印审批：填写《印章使用审批表》→部门负责人审批→交印章管理部门 使用人至印章保管人处核准用印，使用人做好台账登记《印章使用登记表》。 2、用印要求： 申请使用的印章必须与文件、材料的落款名称一致，不得在空白纸张、　　 凭证、空白介绍信和空白便函上用印，如有特殊情况，须报总经理批准。 携章外出工作的需请示部门领导签字同意，禁止私自携章外出。 因保管人或使用人外借保管不当遗失或使用不当造成的法律责任以及其它 任何形式的