行政前台工作技能培训.pptx

如何成为一个好前台 --行政前台工作规范 部门架构 项目主管 办公室主任 （董事长兼） 行政经理 前台文员 采购经理 IT主管 行政后勤 行政司机 行政前台职业生涯通道 精通人资行政管理与企业运作规划管理，建立对外公共关系。 专业等级评定/每半年一评 职位等级晋升/根据发展需要 行政前台 中专学历，学习能力强，热爱行政管理工作。 融入期1-3个月，初步了解企业行政工作与人际关系建立。 行政助理 掌握人资行政工作职责，学习人资行政工作基本操作。 行政专员 6-12个月工作经验。具有良好的思维能力与主动性。 熟练掌握HR2-3各模块和行政管理技能，精通1-2个人资模块运作。 1-2年相关工作经验，具有计划及创新能力。 熟悉人资6大模块，精通2-3个模块运作，掌握培训与领导技能 人资行政主管 可独立运作人资6大模块，精通绩效管理、薪酬设计、人员培训、关系协调， 人资行政经理 3-5年相关工作经验，1-2年人资行政主管经验，具有部门规划能力与一定的企业运营理念 2-3年相关工作经验，1年以上人资行政专员经验，具有部门管理与团队建设能力。 总监/总助 具有人力资源管理师2级以上证书，从事人资行政经理2年以上，具有企业发展前瞻能力。 副总经理 一、职位概要： 做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。 二、工作职责： 1总机电话的转接； 2来访客人才接待，并通报相关部门； 3传真、快递、邮件、报刊接收和分发； 4复印机、传真机的管控、日常维护和报修； 5前台区、会议室、董事长办公室、接待室及办公区域环境卫生管 理； 6员工入离职手续办理，员工档案、通讯录的更新和管理； 7每日报纸的整理，公司宣传册的补充； 8办公用品、接待用品、清洁用品的申购、管控； 9合同、体系文件、员工档案、宣传文件、制度政策等相关文档管 理； 10公司员工出入管理、车辆使用登记、考勤统计汇总； 11公司水、电、电脑等节约管理； 12完成人事行政经理临时交办的其它工作。 三、任职要求： 18周岁以上，中专科以上学历，熟悉商务礼仪规范； 青春靓丽、仪表大方，富有亲和力； 普通话标准，声音甜美； 熟练使用各种办公自动化软件。 四、仪容仪表规定： 上班时间须穿着公司统一发放的工作服及工牌，工作服要保持整洁； 上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈； 保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰； 上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新； 保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物； 禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。 上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。 五、工作纪律规定： 每天上班前20分钟到岗，下班后20分钟离开； 因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开； 就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。 不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠\嬉戏打闹等行为。 交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺来宾客人。 六、常用礼貌用语： 礼貌语：您好、请、谢谢、再见 道歉语：对不起、打忧了、请原谅 征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您……好吗？ 三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声 七、工作行为规范： A、电话接听 听到铃响，至少在第三声铃内接听，注意礼貌用语 ； 接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，这里是温州黄渔国公司！” 对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？ 接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作； 对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话； 通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒； 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。 将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上； 记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。 注意事项： 1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和； 2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员； 3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息， 咨询业务 先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场营销部XX经理为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 推销产品 与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员； 无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面