秘书工作细则.docx

秘书工作内容2008-09-25 00:16秘书人员的职业定义是:从事办 公室程序性工作?协助领导处理政务以及日常事物,并为决策以及实 施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。 —、商务沟通 （_）接待工作 全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备。 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法,制订最佳 的代表接待方案。 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。 了解来宾宴请工资的安排程原?做好宴请准备,热情周到的款待 来宾。 送别来宾的时候I应该为来宾预定返程票,安胆阳返程交通工 具。 （二） 沟通与协作工作 运用各种沟通方法和技巧,协调领导之间的关系,与领导、同事 和客人有效沟通。 组织和引导团队有效沟通,提高团队的工作效率。 及时解决沟通的冲突f排除沟通中的障碍。 （三） 商务谈判 掌握各种信息的搜集方法和渠道,充分搜集商务谈判信息?并参 与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。 布置商务谈判现场,营造融洽的商务谈判气氛。 做好上午谈判的辅助性工作■协助主谈判人员处理谈判中的问题。 二会务管理 （一） 会议筹备 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。 掌握选择会议场所的程底,选择并预定合适的会议场所。 4?掌握会场座位的排列方法和会场布置方式,精心布置会议现场。 及时通知与会人员,准备会议文件和制作会议证件。 安排电话会议和视频会议.减少会议开支。 （二） 会议沟通与协调 掌握多种会议签到的方法,做好会议签到和会议服务工作 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法r促成会议决议 的尽快形成。 做好会议保卫■保密工作。 组织会议新闻报道r使会议达到理想的传播效果。 及时处理会议突发性事件,确保会议的顺利进行 （三） 会议善后 做好与会人员的返程安排 2.检查清理会场和整理会议文件。 2. 检查清理会场和整理会议文件。 传达会议决议,撰写会议总结和结算会议经费。 评估会议效果 三商务活动管理 （一）商务活动 安排会见.会谈 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动 掌握组织信息发布会的程原r成功举办信息发布会。 安排剪彩仪式.签字仪式和庆典仪式。 （二）商务旅行 1-协助领导制订周密的出行计划,为其准备旅行时携带的物品 做好票务预定.旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。 3 ?为大型囱队商务旅行拟定旅行1+划。 （一）办公环境管理 合理设置办公室的布局 2.布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。3.维护责任区整洁的工作环境4.应对办公中出现的紧急情况■做好办公室的安全管理 2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。 3. 维护责任区整洁的工作环境 4. 应对办公中出现的紧急情况■做好办公室的安全管理 （二）办公资源管理 采购.调配和利用各类办公资源 2做好办公资源库存的监督管理工作 3参与政府采购管理和招标工作 （三）办公效率管理 制订科学的办公室工作计划,并合理的安排办公室工作任务。 科学的为领导和自己编写工作日志,提高工作效率r进而推进各 项目标的顺利完成。 五、信息与档案管理 （一）信息管理 1-运用各种信息搜集的渠道和方法,及时充分的手机领导所需要的 各种信息。 掌握各种信息整理和加工的方法,对所搜集到的原始信息进行处 理。 运用各种方式r把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使 用?做好信息的传递和利用工作。 4?熟悉信息储存程屋，做好已用信息的保存工作 5.熟悉执行反馈信息的5 5.熟悉执行反馈信息的5个步? ,组成反馈与再反馈链条,实现反 馈信息的良性循环。 6?掌握信息开发的途径与方法I对信息进行全面挖掘.综合分析和 概扌Si炼。 （二）档案管理 掌握档案收集的途径和方法,接收与征集应立卷归档的文件材料 熟悉档案整理的程原,对需要进一步条理化的档案惊喜分类.组 合和编目?使之系统化。 了解影响档案价值的因素r掌握各种档案保持价值的鉴定方法r 对档案进行科学的鉴定。 掌握各种档案的保管措施,维护档案的完整与安全 掌握常用档案检索工具的编制方法,编制多种类型的档案检索工 运用各种档案的利用方武和途径,向档案使用者的提供各种服务。 六?日常办公事务处理 （一）文书处理 熟悉处理手法文书的程康，做好收发文书的处理工作 科学做好文书的清退和传递工作 3.掌握文书立卷的步gE 3. 掌握文书立卷的步g E,提高文书立卷的质量,进而提高档案的质 掌握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作 掌握文书销毁的范围,掌握文书销毁的程原和方法r对已无保存 价值的文书进行焚毁。 6?掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书 （二）其他事务 1-运用印章的使用和报告方法,加强对印章的管理。 2.掌握接打电话的步骤