采购部门与企业内有关部门的协调关系.pdfVIP

仅供个人参考 采购部门与企业内有关部门的协调关系 由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，欲使采购业务能顺利进行，而获得良好的工作 绩效，除了采购人员的努力外，尚需企业内部各有关部门的密切配合。 因此，采购人员必须具备良好的人际关系与协调能力，以期获得有关部门的合作，圆满 完成任务。采购部门与企业内有关部门的协调关系叙述如下： （一）与营销部门协调 1 ．营销部门应提供正确的营销预测及营销目标等资料给采购部门，以期采购计划有效 执行。 2 ．营销部门制定产品的价格，必须事先预估制造成本，尤其是占主要部分的材料成本。 在预估材料成本方面，采购部门应提供充分协助。 3 ．营销部门在接受顾客紧急订单时，应充分考虑库存情况和采购周期，通过引导客户， 确定合适的交货期，避免交货延误。 （二）与生产管理部门协调 为了确保原料供应的稳定性， 采购部门和生产管理部门需要经常交换信息。 生产管理部 门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料需求计划，使采购部门有充裕的时间寻求货 源，并与供应商议价；而采购部门也必须通知生产管理部门其所需要的购运时间及订购后可能 发生的变化。 如果生产计划或采购计划中的数量或时程有任何的改变， 彼此都应迅速通知对方， 以便及时作适当的调整与配合。 ( 三）与品质管理部门协调 采购人员必须熟悉有关品质的标准， 以便从供应商处购买到合乎质量的物料。 采购人员 由于直接与供应商接触，能帮助品质管理部门建立供应商所能配合的一套检验标准；而品质管 理部门也应将检查结果告知采购人员，借以考核供应商。因此，采购部门与品质管理部门的协 调关系如下： 1 ．品质管理知识：采购人员应随时向品质管理部门学习品质管理的知识，以便在与供 应商谈判时明确物料品质标准，以免在交货时与供应商产生质量标准和检测方法分歧。 2 ．品质标准：采购部门应与品质管理部门保持密切联系，以使品质管理部门随时提供 必要的协助，使请购规格与验收标准能相吻合。 3 ．物料验收：品质管理部门对由于厂商交来的物料不符合要求而拒收时，应立即通知 采购部门，以便采取必要的措施。 4 ．开发供应商：采购部门与品质管理部门应共同开发供应商，以确认厂商是否具备供 应所需品质及数量的产品的能力。 （四）与生产现场协调 采购部门提供生产现场所需物料，两者关系密切，但是两者却有不同的立场。通常，生 产现场希望物料能快速供应， 以免发生断料停工； 而采购部门则希望能有充分的时间进行议价， 以降低采购成本。因此，在采购的购运时间方面，彼此需互相尊重、充分协调，切勿意气用事。 另外，对于“自制”或“外包”的决定， 生产现场与采购部门彼此立场与见解也可能不 同，此时应根据成本分析结果，以客观的态度共商办法。 （五）与财务部门协调 每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款为止，都需要作财务处理。财务部门 不得用于商业用途 仅供个人参考 还可为采购部门提供各项有关的计算资料。例如：应付账款余额统计、实际支出金额与预算金 额比较、材料成本计算、价差绩效计算等。 （六）与技术部门协调 1. 技术部门在设计物料规格时， 不可过分强调追求理想品质， 而忽略价格和市场因素； 而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门的意见， 而采购部门也应根据市场信息，建议适当的规格标准。总之，两者必须密切协调，才能顺利进 行采购。 2 ．为了降低采购成本，采购人员应早期参与产品开发过程，随时提供有关物料规格、 性能、价格等最新信息，供技术部门参考，推进产品标准化。 （七）与仓储部门协调 大量采购可以降低物料的单位成本，但相对地，存量的增加会提高仓储成本。因此，为 了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门必须有良好的沟通与协调，从而设计适当的最 低存量及订购点。 采购部门应在订购作业完成时， 将有关交货时间与数量等