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如何整理会计档案 如何整理会计档案 内容摘要：本论文主要针对企业会计档案归档以及管理过 程中经常会遇到的调阅查询会计档案速度慢，整理会计档 案费时、费力，效率低的问题，所采取的解决措施进行论 述。强调应重视做好会计档案归档前的各项准备工作，优 化其归档过程，编制简单实用的检索工具等，才是达到会 计档案归档快速高效，保证归档质量，提升会计档案管理 水平的关键。?在《档案管理标准》《档案归档标准》中对 会计档案的归档和管理要求经很完善，但在实际会计档案 归档以及管理过程中却又经常会遇到调阅查询会计档案速 度慢，整理会计档案费时、费力，效率低的问题，尤其是 接手档案工作时间不长的档案管理人员就显得尤为突出， 如何使新会计档案管理人员在工作上少走弯路、少做无用 功，并且在最短的时间内适应会计档案管理，做好会计档 案归档工作，我通过将这些问题结合到工作实践并且在一 定程度上进行了探索创新得以解决，收到了事半功倍的效 果。在这里我将其中一些不成熟的看法和做法谈几点，以 期与同行商榷。一是我认为要想使会计档案归档快速高效， 应该特别注重统筹规划会计档案归档前的各项准备工作。 俗话说凡事预则立，不预则废；磨刀不废砍柴功；兵马未 动粮草先行等谚语揭示的就是强调准备工作对完成、做好 一件事是至关重要的。提前做好会计档案归档前的各项准 备工作也是一样，会计档案管理人员应根据会计档案整理 具有周期性的特点，在没有档案整理时加强对档案业务技 能、知识的学习，做好归档时所需要工具、用具的准备， 收集相关的信息，建立会计档案预编辑电子目录等，这些 基础性工作都应该统筹规划走在正式归档的前面。很多时 候档案管理工作不到位，归档质量不高理，调阅档案速度 慢均源于这些基础性的工作没做到位，从影响到了归档程 序的有序操作，影响到了归档质量，影响到了快速调阅卷， 只有对各项工作进行统筹规划，并做好了归档前的各项基 础性准备工作，才能使归档快速高效，才能使归档质量有 保证，才可以起到事半功倍的效果。二是我认为在会计档 案整理过程中要不断创新，优化其归档过程。只有在会计 档案归档整理过程中通过不断的理论结合实际，注重优化 各工序间的衔接有序，实现归档过程的标准化的操作，才 能够达到会计档案归档整理既快速高效又减轻劳动强度， 才是保证归档质量，提升会计档案管理水平的关键。三是 我认为我编制简单实用的检索工具是实现会计档案快速查 询的必备条件，惟有简单才能够提高工作效率，为此我创 新设计了将“会计科目编制一个流水号”“档案定置组柜分 布图”“会计档案案卷情况说明”等来达到简单实用的目的。 现将我采取的具体方法介绍如下：首先，掌握信息建预编 表。我采取在会计档案未归档前就到会计部门咨询了解掌 握当年需要移交的，会计档案中会计凭证册数、账册、报 表、其他类等会计档案的详细信息后，便开始着手建立 “会计档案案卷目录预编目录”，将其中的案卷号、保管号 （保管号的起始号因为上一年度的结尾号可事先得知）、保 管期限、移交人、接收人等有规律可循，可预先获知的信 息先编制出来，会计凭证号码这一项预留，等待会计凭证 正式归档整理时在填入。例如我以?2009?年需接收归档的 2007?年会计档案案卷预编目录进行效果展示详见附录?1； 附录?2?其次，会计装具打号及封面填写。根据预先编制的 “会计档案案卷预编目录”中会计凭证的保管号，提前用 打码机在会计凭证案卷装具上打印上保管号并严格按保管 号依次序排列，其中要特别注意在会计凭证案卷装具上所 打的保管号应略少于实际获知的会计凭证册数?10?册左右， “宁缺勿多”目的是预防会计部门提供的统计数据有出入 时可预防实际归档的会计凭证册数少于已经打了号的会计 凭证案卷装具数量造成会计凭证案卷装具的浪费，实际归 档的会计凭证册数多于已经打了号的会计凭证案卷装具数 只需加打缺额的会计凭证案卷装具便可。打完会计凭证的 保管号后在将会计凭证案卷装具上的年度、凭证名称、保 管期限、卷号、财务主管、经办会计、全宗等已知固定项 提前填写完毕后排序整理待用。第三，会计档案整理。在 正式接收到实物会计凭证、账册、报表等会计档案后，根 据会计部门在会计凭证上编制的凭证顺序号、凭证附件号 及凭证的流水号等信息对其进行统一排序整理，检查排序 无误后按其先后顺序“一册一填写一装入”的流程进行归 档。对于会计凭证的归档应先根据其会计凭证上所反映的 信息，在事先打印出来的“会计档案案卷预编目录”凭证 号码预留栏内填写记录该会计凭证的顺序号，在同时填写 补充案卷装具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、 该月总册数、第几册、凭证张数、凭证顺序号等内容，待 该册会计凭证案卷封皮全部需要补充填写的内容全部填写 完，检查无误后方可将该册会计凭证装入会计凭证案卷装 具内，累计装好?6-10?