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规范公文格式通知 晋城市坤达煤化磁材有限公司关于进一步标准和统一公文格式的通知为进一步标准和加强公文处理工作，确保公司各类文件资料格式统一、严厉?、标准、干净，根据《国家行政机关公文处理方法》、结合我公司公文处理工作实际，现就进一步标准和统一行文格式有关事宜通知如下：一、标题。〔一〕标题由“发文机关名称+公文主要内容+文种〞组成，公司对外统一用“晋城市坤达煤化磁材有限公司〞名称〔特别状况例外〕，公司内部各部室行文可用简称，如“坤达公司生产部〞；标题应力求简明扼要，用2号宋体字，可一行或多行居中排布；回行时，应留意词意完好，排列对称，间距恰当。〔二〕个人上报材料标题由“材料主要内容+文种〞组成，署名在标题下方，由“部室+个人〞组成，用3号楷体字，居中排列。二、正文。位于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。构造层次序数，第一层为“一〞，其次层为“〔一〕〞，第三层为“1〞，第四层为“〔1〕〞。公文中的数字，除成文日期，局部构造层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞颜色语句中作为词素的数字必需用法汉字外，应用阿拉伯数字。三、附件。附件说明，应在正文下空1行左空2字、用3号仿宋体字标识“附件〞，后标全角冒号，冒号后标识附件挨次号和附件名称。附件挨次号用法阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号，如回行应与上行文件附件名称文字齐平。附件应另页全文打印，与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件〞，有序号时依挨次标识序号；附件的序号和名称前后标识应全都。四、日期时间。成文日期时间用中文数字将年月日标全，“零〞写为“〇〞。五、印章。公司对外行文应加盖公司印章，内部各部室行文应加盖各部室印章，内部各部室制发的文件资料在落款处不署制文部室名称，只标识成文日期，并加盖印章。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。六、文档编辑。统一用法Word文档编辑。七、页面设置在Word文档编辑状态下，选择“文件〞→“页面设置〞，然后按如下操作完成页面设置：〔一〕页边距。上：选择“3.4厘米〞，下：选择“3.0厘米〞，左：选择“2.6厘米〞，右：选择“2.5厘米〞。〔二〕纸张。在“纸张大小〞栏目下选择“A4〔210×297mm〕〞。〔三〕版式。在“页眉和页脚〞栏目下，页眉：选择“1.5厘米〞，页脚：选择“2.4厘米〞。〔四〕文档网格。在“网格〞栏目下，选择“指定行和字符网格〞。在“字符〞栏目下，每行提示〔1—30〕选择“28〞；提示〔1—46〕选择“44〞。在“行〞栏目下，选择每页：“22〞。点击“确定〞完成操作。八、页码设置在Word文档编辑状态下，选择“插入〞→“页码〞→在“位置〞栏目下，选择“页面底端〔页脚〕〞→在“对齐方式〞栏目下，选择“居中〞→点击“格式〞，在数字格式栏目中选择“1，2，3，〞→“确定〞。九、印刷格式公文用纸采纳国际标准A4型纸〔210mm×297mm〕，页数少在左侧中间装订，多页采纳活页或其他方式装订。文字从左向右横排。正文用3号仿宋体字。公文中如有小标题可用3号加粗防宋体字或黑体字。十、电子邮件。〔一〕发送电子邮件应写明主题，主题由“发文部室〔个人〕+主要内容+文种〞组成。〔二〕电子邮件附件名称应与电子邮件主题一样。以上格式规定适用于公司对外发文和各部室、车间及个人上报工作方案、总结、报告、请示、汇报。各部门各车间要仔细进展自检自查，严格执行本通知规定，进一步标准行文格式。办公室将不定期对此项工作进展检查，对行文格式不标准的部门车间和个人，将予以通报，并在当月绩效考核中扣除3-10分。二○○九年二月十七日