酒店采购管理制度.pdf

某大酒店物资请购、采购和出入库管理制度 实施部门 财务部 负责人 适用范围 各部门 执行人 核算会计 部门执行人 专兼职核算员 编 号 1、总则 1.1 酒店对各部门经营管理所需要的物资、用品实行集中采购、集中 保管，按当日实际需要分期出库（各部门不设专门的 2 级库）。最大 限度地降低库存量，降低采购费用。 1.2 酒店物资请购、 采购分两大类， 即正常运转经营需要的各类物资、 日常采购类、因客情需要和突发事故无备用件的临时采购类。 1.3 本办法由财务部组织实施和考核兑现。 2 、物资申购 2.1 日常类 2.1.1 由财务部核算会计或仓库保管员根据库存量、经营需要量、采 购周期、保质期等负责请购，制定请购计划。由财务部经理审核后报 执行总经理审批，财务部组织采购人员采购。 2.1.2 餐饮部鲜货类，由厨师长根据经营和库存情况，制定次日采购 计划（清单），部门核算员确认库存情况（冰箱、保鲜柜、货架库存 量等情况）。餐饮部经理审核签字后报执行总经理审批，送采购员采 购。 2.1.3 其它经营部门经营需要的水果等鲜货类，由部门当日报次日请 购计划交仓库保管员， 由保管员次日填报酒店统一采购计划， 审批程 序同上。 2.2 临时采购 2.2.1 因客情需要的临时采购（鲜货、酒水） ，由经营部经理按客人需 要先通知采购员采购，然后补报申购计划审批。 2.2.2 其它因无库存配件或原件、因突发事故损坏而影响经营的，可 以先通知采购员采购，然后补报申购计划审批。 3、采购价格 3.1 酒店物资采购价格实行综合定价的方式确认采购物资价格，作为 执行参考、监督价格的依据。 3.2 市场调价，综合比价、定价 3.2.1 由财务部指定有关部门和人员、市场、时间进行统一调价，调 价人员必须认真负责、 真实的反映市场价格。 调价不得少于三个市场、 商场。调价参与部门的人员为经营部门、财务人员。 3.2.2 财务部成本会计或经理根据市场调价实行综合定价，制定执行 参考价。 3.3 调价时间 3.3.1 鲜货每周一为调价时间，每周一次。 3.3.2 干货调料每月 27 日调价一次。 3.3.3 小五金件、日用品、低值易耗品每月 27 日调价一次。 3.4 干货、调料、小五金等如选定固定供应商，供应商应每月 25 日报 一次价给财务部。 3.5 酒水饮料类、低值易耗品等批量较大的，应有三家供应商以上的 比价，决定最后执行价格。 4 、采购 4.1 采购的方式 4.1.1 酒店各类物资采购均由财务部统一负责组织和管理。由下属采 购组负责采购，无特殊情况均由执行总经理、财务部经理审批，其他 人员不得采购物资。 4.1.2 定点采购由财务部制定合同，发布招标信息，选定供应商，签 定供应合同。定点供应商必须有经营场地、营业执照，有充足的货源 和渠道，并随叫随到，有一定资金实力和送货能力（必须是一级或二 级代理商），以防范风险。由采购组负责执行。 4.1.3 非定点供应物资，由采购组负责采购。 4.1.4 所有采购物资均应索取产品检验报告、产品合格证明，杜绝三 无产品。 5、验收（货）入库 5.1 日常物资 5.1.1 由仓库管理员、采购员现场按采购请购计划、合同、协议进行 验货，标准件商品物资应开箱核验规格、质量标准、数量、重量、品 牌、生产日期、保质期、单价等进行验收，验收合格办理入库手续， 当场三方签字确认，不合格的拒绝入库，非标准件商品物资，应使用 计量工具逐件验收，对容易注水、湿水、夹带次品的干、鲜货要开包 开箱，逐项（净重量）检查验收。数量较大、金额较大的批量采购， 核算会计要参与验货。 5.1.2 鲜货由厨房兼职验货员（验收质量） 、餐饮部核算员、仓库管理 员、采购员、财务部有关负责人在后厨收货处现场验货，鲜货验收应 逐项逐个（件）验收，对容易注水、带水、夹带杂物、次品、冰块、 皮毛、枯死、虫害的物资要严格查验，对物品成色、数量、重量、规 格、单价按请购计划进行验收，不合格物资应当