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知名物业公司物资采购管理制度.doc 知名物业公司物资选购制度 1一、目的标准物业公司选购流程，明确选购责任，对选购过程进展管控，确保选购的物资、效劳符合公司规定的要求，以保证公司利益。二、适用范围物业管理所需要的全部物资〔如工程创办物资、工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化、相关部门所需物资等〕的选购活动。三、职责1.工程各部门：根据当月资金方案由部门负责人负责制定选购计划申请，并帮助行政部进展物资核对、清点入库或紧急选购结算；2.综合事务部：选购专员负责帮助公司综合部相关人员确定选购分供方、把控物资价格、帮助签订合同、受理产品及效劳质量的投诉等；3.客服总监：负责审核选购方案，包括方案内和方案外物资选购申请。四、选购物资的分类A 类：办公用品、劳保用品等日常耗材，单价10000 元五、选购、入库、报销流程1.提出选购申请各部门负责人依据下月的物资估计用量并结合工程预算及月末库存情况，在每月 25 日之前以《选购申请单》的方式提出下个月的物资选购方案，写明物资名称、型号、规格、数量、单价等〔如有特别要求，须备注说明〕。2.审核选购方案月度物资选购方案由需求部门负责人于每月 25 日前提出书面选购申请，由库管员、财务人员、客服总监于 28 日前完成审核，每月 28 日提交公司综合部总裁助理或物业运营中心总经理审批，依据 A\B 两类物资状况，审批流程如下：A类物资：工程需求部门负责人提出申请后，需仓库管理员审核，检查仓库是否有库存或者替代品，假设无那么同意申购，流入下一审核环节；工程财务人员依据当月资金方案，对各部门负责人上报的选购申请进展审核，假设在资金方案内那么同意申购，假设不在资金方案内那么审核驳回，如遇紧急特别状况需在资金方案外选购的，需追加预算申请，说明状况，方可通过，审核完成报客服总监，客服总监完成最终一步审核流程，流入下一审批环节；物业总经理审批通过后转至综合事务部选购专员下单选购。B类物资：除履行 A 类物资审批流程，在物业总经理审批通过后流向集团总裁助理处进展审批，审批通过前方可下单选购。特别类物资：除履行 B 类物资审批流程，在集团总裁助理审批通过后流向集团总裁处进展审批，审批通过前方可下单选购。3.供给商的选择行政部选购人员在选购物资时要选用符合要求的供给商，在公司指定的合格供给商名单内进展选购活动；对新型、首次购置的物资，在公司没有固定分供方的状况下，工程行政选购人员需协作公司负责选购的人员一起搜集供给商和产品的信息，帮助完成新分供方确实定。4.物资的选购各需求部门将批准后的《选购申请单》提交给负责选购的人员，由其在合格供给商处进展选购。严格掌握在方案范围内并依据工程预算内支配开支。所选购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审。如因特别状况需追加方案开支或超方案开支的应由各部门提出追加预算申请，并具体说明缘由。行政部选购组在支付费用及选购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，财务部依据相关合同、协议或方案审核后，办理借款。5.物资入库选购回来的物资由提出选购方案的部门负责人、库房管理员等验收，验收合格后交库管员办理入库手续并填写物资入库单，留下记录。6.物资领用物资选购入库后，库管人员负责通知各需求部门领用物资，建立物资出库领用单，并做好登记，建立物资台帐。7.报销阅历收合格无误的物资选购入库后，选购人员以《费用报销单》的形式于每月 ** 日之前，向公司财务部提出报销申请，并附上经审批完成的物资选购清单、入库单及相应发票。流程说明图：选购流程图填写《选购申请审核审核审批否是否是否是否特是搜集产品供给信息选购验收入库物资领用报销1责任人 /领导说明需求部门需具体填写《选购申请单》，需求部门负责人列明物品名称、规格、型号等。检查仓库是否有库存或者替代品，假设无库房管理员那么同意申购。据月预算资金方案进展审核，假设在资金方案内那么同意申购；否那么应驳回。资金方案财务人员、客服总监外选购的，需追加预算申请，说明状况，方可通过。物业运营中心总经理物业运营中心总经理进展审批集团总裁助理集团总裁助理进展审批集团总裁集团总裁进展审批理解需求物料的型号、品牌、价格等信选购相关人员息据批准通过的《选购申请单》进展物资选购相关人员选购库管员核准数量，检查质量无误后，办库房管理员理入库手续并填写物资入库单物资选购入库后，库管人员负责通知各各部门申请人员需求部门领用物资，并做好登记，建立台帐。1以《费用报销单》形式每月** 日之前提选购人员交报销申请，一并附上物资选购清单、入库单及相应发票。