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记录控制程序 目的 建立和保持管理体系记录，为质量、环境及职业健康安全管理体系的运行提供有效的证据。 适用范围 与公司管理体系运行有关的各种记录，即证实质量、环境、职业健康安全及项目管理活动符合相关要求的相关记录。 3. 职责 3.1管理体系运行的相关部门负责本部门的记录管理； 3.2档案室负责各单位归档文件的管理。 工作程序 质量、环境及职业健康安全管理的各职能部门和单位，在实施质量、环境及职业健康安全管理体系要求中形成的各种书面、图片、电子媒体、录音、录象等证据均为记录。 4.1记录的填写 4.1.1公司属各有关职能部门依据管理体系要求建立并保持管理体系各种记录。记录格式采用的顺序：合同要求，业主与监理要求、公司管理体系要求，无具体要求时可按国际、国家、部颁及地方等标准规定为基础，结合本部门、本工程特点等实际情况自行制定。 4.1.2记录要按规定的表格或要求填写，字迹清晰，内容真实、正确，填写及时。 4.1.3记录不允许随意涂改，尤其是记录的各种数据，如因笔误或计算错误需修改原数据，经划改后在其上方写上更改后的数据，签上更改人的姓名和日期。 4.2记录的保管 4.2.1记录的储存 各有关部门/单位的记录应由专人负责保管、储存，做到分类存放。可选用不同的媒体储存，如采用纸质媒体（文件批示、工作日记）、电子媒体（磁盘、光盘等）；重要记录及电子媒体应考虑备份，要保证适宜的储存条件，防止文件损坏、变质和丢失。保密记录的保存应按特殊规定妥善保存；记录的归档工作由各部门/单位按照公司《档案管理办法》的要求，及时完整的将有关记录交公司档案室存档。 4.2.2记录的标识、检索 各有关职能部门、分局/项目部的记录由本部门/单位负责标识，记录的汇集、标识、编目和存档应充分考虑可检索性，确保易查、易找和快速调用等。 4.2.3记录的借阅 借阅记录时，应办理借阅登记手续，必要时需经有关领导批准。资料员对归还的记录要认真核实，确认无误后归档。 4.2.4记录的保存期限 执行局办字[2007]10号《档案保管期限表》，保存期限内的记录，一定要保证记录的完整性。 4.3记录的处置 记录保管期满，由保管人员提出清单交主管部门鉴定是否延期保存或销毁。需要销毁处理或延期保管的记录，按照档案管理的有关规定办理。