印信管理制度(3).docx

华 拓 数 码 科 技 有 限 公 司 文件编号： MYZCB-2011-ZD-002 版本号： V 密 级：保密 印信管理制度 第 1 页，共 9 页 1. 目的 加强公司对印信的管理，便于对外开展工作，防范经营风险，维护公司的合法权益。 2. 范围 本规定适用于华拓数码科技有限公司北京总部及各分支机构。 3. 原则 3.1 用印信必须有申请并备案； 3.2 严禁印章私自外带； 3.3 严禁在空白文件上用印； 3.4 严禁开具并私自带出空白介绍信。 4. 职责 4.1 总部及各分支机构的行政部负责人分别负责总部及各分支机构公章的保管、用印； 4.2 财务部负责人指定专人分别负责财务章和法人章的保管、用印； 4.3 部门负责人指定专人负责部门章的保管、用印； 4.4 各部门总监审核本部门的印信申请单； 4.5 总裁办负责审批公章使用、合同章使用、介绍信的开具、印章外带，以及除 HR 部门章的对外 出具文件； 4.6 总裁负责审批对外出具的产生法律和经济责任文件的公章使用； 审批财务部对外出具文件的财 务印鉴使用； 4.7 特殊情况，印章需要带出时必须由使用部门总监、行政总监和总裁办的审批。 5. 工作程序 5.1 ?印章刻制发放 5.1.1 经公司发文批准成立的机构，可申请刻制印章； 5.1.2 刻制印章须开具公司介绍信，由行政部到合法印章社刻制； 5.1.3 印章刻好后，使用单位到总部行政部填写《印章开启使用登记表》，留印模后印章即可启用； 5.1.4 部门因工作需要刻制业务专用章或部门章时，需向部门总监申请，详细阐明用章理由，部门 总监与总裁两级审批同意后，由行政部到合法印章社刻制； 5.1.5 因更改名称需重新刻章的，新印章刻好后，各使用单位以旧换新，旧章由总部行政部验收留 印模后，统一归档或销毁； 5.1.6 印章因长期使用，损坏不能使用的，各使用单位报部门总监批准后，由行政部办理刻制，并 以旧换新，使用部门办理印章启用手续。 5.2 印章的使用范围 5.2.1 对外报送资料、 发送文件、 公函、 报表、 向政府有关部门申办有关证件手续、 呈递书面报告； 5.2.2 公司内部发布有关文告、通知、通报、任命、决定等； 5.2.3 公司对外签订合同、协议及其他文本； 5.2.4 为公司有关人员外联开具证明、介绍信； 5.2.5 其他需要使用公司印章的文件。 5.3 印章使用程序 5.3.1 公章的使用 5.3.1.1 5.3.1.2 5.3.1.3 员工申请用印的文件必须是有效文件，用印前需填写《印信使用申请单》； 将需用印文件呈送其部门总监审批，部门总监审阅后同意用印的，在《印信使用申请单》 上签字确认或邮件批复，然后由总裁办审批，报总裁备案；对于涉及法律责任和经济责任 的对外文件，还需经总裁审批； 各部门对于经常性用章事项，可由部门总监统一确认公章使用授权，经总裁办批准，在行 政部备案。凡遇备案事项，可直接在行政部办理盖章登记，而无需审批； 5.3.1.4 经部门和总裁办批准的用章事项，在行政部负责人处审核、登记、用印，《印信使用申请 单》留行政部备案。 5.3.2 合同章的使用 5.3.2.1 销售部签订与销售有关的合同，技术部和行政部签订与采购有关的合同，其他部门签订与 其业务相关的合同，需加盖合同章； 5.3.2.2 签署合同须《合同管理制度》所规定的流程和权限进行审批； 5.3.3 经审批后的合同方可签署盖章。由总裁办对合同的法律条款、审批流程和审批权限进行审 核。行政部印章管理人在确认审批环节完整后予以盖章； 5.3.4 印章管理人和使用人在用印后，应如实填写《印章使用登记表》。 5.3.5 部门章的使用 5.3.6.1 部门若需刻制部门章，应经部门总监申请，总裁批准后方可刻制； 5.3.6.2 若需用部门章，使用人应填写《印信使用申请单》，由部门总监和总裁办审批签字或邮件 批复，经备案的事项由 HR 经理或 HR 总监审批即可； 5.3.6.3 用印后， 《印信使用申请单》 由部门章管理人员存档备案， 并如实填写 《印章使用登记表》 。 5.3.6 财务印鉴 5.3.7.1 5.3.7.2 5.3.7.3 5.3.7.4 5.3.7.5 5.3.7 5.3.8.1 财务印签包括公司财务章和法人章； 财务印签只限于财务人员使用； 财务章和法人章分别由