公文与档案管理.pptxVIP

公文与档案管理;第一部分：绪论;Ⅰ 档 案; 一、 档案的概念与特点;二、档案的划分种类与作用;Ⅱ 档案工作;一、档案事业的构成;机关内部工作的组成部分 本机关的全部档案 只在一定时期内保管本机关形成的档案，对于逾期的档案，或向档案馆移交，或予以销毁 主要为本机关提供档案服务，一般不与外界发生关系; 二、档案业务工作的内容;三、档案工作的性质; 四、档案工作的基本原则; (二)全宗 全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。如一个机关所形成的全部档案可包括党群管理、行政管理、财务管理和基建、设备、科研等方面的各种门类的档案。一位科学家、文学家、教育家及其他知名人士，在其一生活动中形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。 　 在我国档案科学和实际工作中，全宗是一个术语，也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个机关或人物的历史面貌及发展变化过程，是一个不可分割的有机整体。全宗是档案馆、室对档案进行日常管理的基本单位。 (三)立档单位 立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话去概括：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。 确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案构不构成全宗，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件有三： 第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文； 第二，是会计单位或经济核 算单位，自己可以编造预算或财 务计划； 第三，设有管理人事的机构 或人员，并有一定的人事任免权。;Ⅲ 档案工作的历史回顾;;第二部分 公文管理;　一、公文的概念;二、公文的分类;Ⅱ 公文的格式与稿本;公文的排列型式（一）;公文的排列型式（二）;公文的排列型式（三）;二、公文的稿本;Ⅲ 公文处理;;三、公文办理工作程序;;第三部分：公文整理;二、公文整理方法;;;第三部分： 档案管理;Ⅰ 档案的收集;Ⅱ 档案的整理;一、文书档案整理工作的内容和原则;(二)案卷的排列 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之间的有机联系。 基本方法有： 1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。 2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。 3．按照案卷所属的时间顺序排列。 (三)档号的编制 1．档号编制的原则 唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。 2．档号编制的方法 (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制 (四)档案检索工具的编制 档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。;1．案卷目录 ;案卷号;2．全引目录 ;案卷 号 ;Ⅲ　档案的鉴定和统计; (三)文书档案鉴定工作的方法和步骤 1．文书档案鉴定工作的方法 鉴定文书档案价值的基本方法就是直接，具体地审查档案，通常这种方法也被称为直接鉴定法。 2．文书档案鉴定工作的步骤 第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。 第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定档案的“生存期”。 第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。;二、档案统计工作;档案利用工作;Ⅰ 档案利用工作的概念;Ⅱ 档案利用的途径与方式;Ⅲ　举办档案展览创建爱国主义教育基地;Ⅳ　常见档案参考资料的编写方法;二、组织机构沿革 三、全宗指南 四、统计数字汇集(基础数字汇集) 五、专题概要 六、会议简介 七、科技成果简介 八、图集 九、手册 十、年鉴;Ⅴ　开放档案的含义、意义、要求和措施;第三讲　声像档案的管理;一、声像档案的概念和特点; 二、声像材料的收集归档; 三、声像档案的整理、鉴定和编目;照片档案卷内目录; (3)特殊规格的照片整理方法 这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的整理要注意从实际出发，一般方法是： ①小于照片册芯页的照片(约8－10寸)，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填写文字说明。 ②超大，超长的照片，可装盒或装袋平