时间管理十堂课.docx

我一直都在抱怨时间。忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。 ～夏绿蒂女王（ Queen Charlotte ）一七九六～一八一七年 在更短时间内做完更多事情的这种能力， 可不是奴隶制度下才存在的事， 而是看 你自己想不想要拥有这种能力。 不管你要不要拥有这种能力， 每天你还是有一大 堆事情要做。 如果你能更有效率地把事情做完， 就能多留点时间给自己， 可以随 意地看看报纸、陪孩子玩、慢跑一下或弹弹钢琴。 制作待办工作清单 有生产力的员工都有自己的时间表，也会照着时间表来做事。不过，根据《竞争 优势》 (The Competitive Advantage) 期刊上的一篇文章指出，半数以上的 员工没有替自己每天的工作，安排时间表。 如果是这样的话， 大家怎么会了解自己手边工作的进展状况？聪明的人就该把一 天分成几个部分。 虽然以每刻钟或上午、 下午做划分单位是不错的方式， 但我建 议大家以小时为划分单位。在纸上写下每小时内要做的项目事项 可以依自己的喜好， 一大早或是前一天晚上做这件事， 但记住， 这可是每天都得 做的事。 把每天的时程表贴在墙上， 或是粘在靠近书桌的板子上， 这样你就能常 常看到它。 虽然我可能一天当中， 得花上不只一个小时的时间在特别的项目上， 可以在不同的时段中把它做完。反正，你自己决定该怎样安排时间。 有了工作时间表， 你就可以在一天中， 查阅时间表来保持工作进度。 不过我还是 如果这些工 作的优先级有所改变时， 你可以改变时间表， 但别忘了要注记下来 。 把时间表更 正后再粘到板子上。你也可以把时间表输入计算机软件的行事历中，这样一来， 更改时间表就变成不费吹灰之力的小事。 为什么以小时划分每日工作， 成效会这么好呢？正因为这种作法， 让你觉得每小 时都是截止期限，你得在这个小时内把事情完成。 巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所着的 《巴金森法则》 (Parkinson ’ s Law)中， 写下这段话： 「你有多少时间完成工作， 工作就会自动变需要那么多时间。 」 如果你有一整天 的时间可以做甲项工作， 你就会花一天的时间去做它。 如果你只有一小时的时间 可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。 只要你不会错过工作的截止期限， 你就可以更改时间表。 止期限和突发的构想，在一天当中更改时间表二到三次。 有些时候， 我曾依据截 其实，只要你有计画、 能掌握截止期限， 有足够的时间完成每项工作， 你就能在想做什么事时先做那件 事，这样就能让自己的效率大增。 必备的三种待办工作清单 在我个人的生产力系统中， 最重要的关键要素就是： 在计算机中存放一些清单档 案。 其实，我有许多清单，所以我在计算机里开了一个名为「清单」的数据夹， 可以从中随时清楚地掌握各项清单。 利用这种方式， 我能确定每天检视过的工作 清单，已把我所要做的每件工作都列在其中。 制作清单这个构想很简单， 但成效却相当好。 有些人把利用清单的功劳， 归功在 管理顾问先驱李艾维 (Ivy Lee) 身上，因为他是率先把清单正式运用在时间管 理系统的人。 在一九 ○○年代初期，伯利恒钢铁公司 (Bethlehem Steel) 总裁史瓦布 (Charles Schwab) 抱怨着时间太少、工作做不完。 他花掉大部分的时间应付 细节和一些不重要的事， 根本就没时间去思考更重要的事 。 他向李艾维请益该怎 么做，才能解决此困境。 李艾维把一张白纸递给史瓦布说： 「把你明天要做的最重要事项记下来。 从 明天早上要做的第一件事开始写， 明天你就得从第一件要事开始做， 做完之后才 做第二件事，以此类推。如果你没有按照时间表，完成每一件事，可别担心。至 少你在做重要性较低的事情以前，会把最重要的事情先做完。」 这位钢铁公司的总裁试过李艾维建议的方法后， 觉得这个方法太有效了， 就向同 事大力推荐。当史瓦布问李艾维该付他多少钱时，李艾维回答说： 「你认为我提 出的构想值多少钱，就付我多少钱。」据说，史瓦布后来把一张面额二万五千美 元的支票（在当时可算是一笔巨额款项），寄