投资业务档案管理办法.docx

投资业务档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强投资业务档案管理， 确保项目资料的完整性， 促进投资业务经营的合法性和项目资产的安全性， 根据 《投资管理基 本制度》、 《投资业务操作流程》等有相关规定，特制定本制度。 第二条 投资业务档案是指在办理投资业务过程中形成的用 以记录和反映投资业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图 表、声像等资料。 主要由融资人的基本资料、投资业务中的相关契约 和投资管理资料等组成。 第三条 投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分， 各公司部门应配合综合档案人员，对投资业务档案按照“集中统一” 原则进行规范化管理。 市场部门负责投资业务档案移交前的收集、 整 理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保 密等负责。 综合档案人员负责投资业务档案移交后的整理、 保管和日 常维护工作，并对移交后的投资业务档案的安全管理、提供利用、销 毁整理、保密等负责。 第四条 各级管理单位要制定有关投资业务档案的移交、立 卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管 理、有效利用，严防损毁散失，确保投资业务档案的完整和安全。 第五条 投资业务档案涉及国家、本公司和客户的秘密，档 第 1 页 共 9 页 案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 第二章 投资业务档案的归档方法 第六条 投资业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人 客户也可按区域建档。 第七条 投资业务档案分为五类： 权证类：采用抵押、质押担保方式的投资业务，能够证明对抵 押物、质物享有所有权和处置权的要件； 要件类：办理投资业务过程中产生的能够证明投资业务的合法 性、合规性的基本要件； 管理类：融资人的基本资料； 保全类：资产风险管理的相关资料； 综合类：本公司内部管理资料等。 每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。 1、 立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类 档案。 2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、 保全类、综合类档案。 3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是 指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处置 权的相关要件不在项目档案中管理，其中有价单据必须存放于保险 库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁 保管。 第 2 页 共 9 页 第三章 投资业务档案的基本内容 第八条 权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告或作价 依据， 抵押物 （质物） 所有权、 使用权证或证明文件， 已办理抵押 （质 押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各 种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（企业办 理的要收集）等，抵押物的保险单。 第九条 要件类档案包括：企业情况有关资料、企业信用等 级评定报告和审定意见、 各类客户融资申请报告和申请书、 各类客户 投资业务调查报告、 各类客户投资业务调查审查审批书、 评审会会议 纪要、各类法人客户投资业务投资合同（协议书） 、融资凭证、担保 合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质 )押核实书、保险合同、 逾期投资款本息催收通知及回执、投后检查记录和投资业务检查报 告、企业经营活动分析报告、以及涉及投资审查、审批、发放的其他 必要资料。 项目融资还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报 告、 环保部门及其他国家有权部门对投资项目的批复文件， 项目变更 及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣 工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设 进度表、资金使用计划等。 其他业务所必须的要件等等。 第 3 页 共 9 页 第十条 管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关 资料： 《企业法人营业执照》副本或复印件、 《事业单位登记表》副本 或复印件、 《企业资质登记证》复印件、 《特种经营许可证》复印件、 《税务登记证》 （国税、地税）复印件、 《外商投资企业批准证书》复 印件、 《外商投资企业外汇登记证》复