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计划生育档案管理信息化建设对策 摘要：随着教育信息化的推进实施，传统的计划生育档案管理已不能适应新形势下的高校计划生育工作，急需通过完善规章制度及管理标准、引进高素质复合型人才、采用先进统一的信息化管理设备、加快资源共享的步伐等途径，稳步推进档案管理信息系化，从而尽快提升高校档案管理工作的质量与水平。 关键词：高校；计划生育档案；档案管理；信息化 一、高校计划生育档案管理信息化建设的重要性 计划生育档案是国家档案的重要组成部分之一，它担负着记载我国计划生育事业发展历程的重任。计划生育档案管理是计划生育工作的基础，它复杂烦琐，受基础条件、观念制度、人力和经费等因素的制约和影响，存在着诸多问题和薄弱环节。为了更好地服务新形势下的高校管理工作，最大限度地发挥计划生育档案的作用，提升档案管理水平，推动和实施计划生育档案信息化管理是大势所趋。 （一）可以提高高校计划生育档案管理的质量与效率 高校档案工作不仅记录了该校发展的主要历程，而且体现出一个学校的服务水平。将信息技术运用于高校计划生育档案管理可以提高工作效率，并且顺应了高等院校发展的需求。计划生育档案管理信息化后能够清晰地掌握育龄人员的基本情况和动态变化。计划生育档案管理信息化后，相较于传统的计划生育档案管理工作效率明显提升。例如，手写纸质的计划生育档案在搬运、存放的过程中极易破损和遗失，一旦发生这样的情况，就会给计划生育管理工作带来极大的不便，而使用信息化技术则可以避免这一问题。 （二）可以推动高校计划生育档案管理标准化、规范化 计划生育档案管理信息化使计划生育档案工作更加标准、规范，它充分提高了计划生育档案的利用率。传统的计划生育档案保存方式存在局限性，很难做到全面清查，这样就不可避免地存在许多相似或无参考价值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除这些无用的文件，避免出现重复的情况［1］。还可以根据档案的价值、利用率及其重要性进行排序，以便确定加工整理次序。其次，可以尽可能地将一些存在某种联系的案卷组合在一起。这样不仅能清晰地体现档案的主题和特征，而且可以减少录入的条目，既节省了时间、人力和财力，又提高了效率。再次，统一档案分类号。对保存完好的、内容全面的档案在著录时可以直接分类标引，而那些内容不完整、缺失的则可用计算机程序将时间、人名、地址等直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样既可减少著录环节，又可提高著录速度［2］。最后，规范档案题名，提高检索查准率。在规范档案题名时，一定要简单、明了、准确，避免出现文不对题的情况，否则将直接影响计算机的检索查准率［3］。 二、高校计划生育档案管理实行信息化时存在的主要问题 （一）管理制度不完善 一是档案收集方面。由于制度不完善，计划生育档案在收集的过程中缺乏完整的记录。二是档案保管方面。计划生育档案管理工作中要经常变更档案信息，但因保管制度不完善，极易造成档案丢失、损坏。三是档案利用方面。由于制度不完善，部分档案无法实现应有的价值，极大地降低了档案利用率。计划生育档案管理制度不完善，严重影响工作人员的工作态度和积极性，工作人员缺乏对计划生育档案管理工作重要性的认识，工作责任不明确，工作不积极，不能及时、准确地整理高校计划生育相关数据资料，这些问题严重阻碍了计划生育档案管理信息化进程。 （二）人员素质参差不齐 当前，高校计划生育档案管理人员仍以兼职为主，大部分没有接受过系统而全面的培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；同时，其对于计算机的实际操作能力欠缺，不能完全适应信息化档案管理工作的要求。随着信息技术的不断发展，计算机在档案管理工作中已成为不可替代的工具，但由于工作人员不具备相应的计算机操作能力，这样在统计数据的过程中难免出现错误，工作效率和质量就难以提高。档案专业知识不足、计算机实际操作能力低，这些都严重影响计划生育档案管理信息化的推进。 （三）管理方式有待更新 高校计划生育档案工作虽然引入了计算机等信息化技术设备，但由于人员信息化能力不够，很多工作仍以传统方式为主，信息化水平较低，不能及时分析计划生育工作开展的情况，也就难以确定下一步的工作任务。 三、推进高校计划生育档案信息化管理的措施 （一）制定完善的、规范的管理制度及管理标准 高校要想实现计划生育档案管理信息化，就要从完善各项规章制度开始。根据相应的法律法规和管理规定，从计划生育档案管理的实际工作入手，制定一套完整的计划生育档案管理制度，使具体工作责任到人，做好相关数据和信息的保密工作。为保证计划生育档案管理工作正常开展，要明确具体步骤和流程，因此制定规范的管理标准必不可少。规范的规章制度及管理标准可以使工作人员充分认识到计划生育档案管理工作的重要性，进一步提升高校计划生育档案信息化管理水平。 （二）重视高素质复合型人才的培养 信息时代，计划生育档案管理人员面临着新