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供给商档案管理 供给商档案管理 PAGE / NUMPAGES 供给商档案管理 供给商档案管理 一、 推行供给商档案管理的目的 能够更为有效的对供给商推行管理，提升工作效率二、 供给商档案管理内容 （1）档案基础知识 档案：机关、组织和个人在社会中形成的， 作为历史记录保留起来以备查考的文字、图像、声音及其余各样方式载体的文件 （2）供给商档案成立的必需性 法例要求：《食品安全法》第三十九条 食品经营者采买食品，应当查 验供货者的允许证和食品合格的证明文件。 食品经营公司应当成立食品进货检验记录制度，照实记录食品的名称、规格、数目、生产批号、保质期、供 货者名称及联系方式、进货日期等内容。 食品进货检验记录应当真切，保留限期不得少于二年。 推行一致配送经营方式的食品经营公司，能够由公司总部一致检验供货者的允许证和食品合格的证明文件， 进行食品进货检验记录。 对证量保证的必需性 更好、更全面、更快捷地认识供给商概略，纵向追踪供给商质量变化， 易于横向对照同类供给商的好坏 （3）供给商档案的管理 采买部负责确立供给商档案的内容： 营业执照、生产允许证、 卫生允许证、印刷允许证和税务登记证等 对供给商进行分类与编号 , 分类的方法一般可按商品来区分 , 常用的编码一般为四位数 , 前一位为商品类型码 , 后三位为厂商类型码 成立分门别类的供给商基本资料档案。 1）供给商档案管理： a、基本状况：供给商朝码 / 供给商名称 / 供方地点 / 开户银行 / 开户帐号 / 税号/联系人/ 电话/ 传真/手机 b、资料类：营业执照 / 执照到期日期、生产允许证 质量系统证书 / 证书到期日期 / 3C 认证 3C认证到期日期  / 允许证到期日期 / / 产品表记 / 行业检 测报告及有效期 / 公司简介 / 配套主机状况 / 供方基本状况检查表 c、合同类：供方质量保证协议 / 配套产品保用服务协议 / 合同及合同编号 / 技术协议 d、产品类：物料编码 / 产品名称 / 图号 / 价钱 / 公司行业标准 / 产品履行标 准 e、流程类：样品小批判定表 / 供方评论记录 / 供方同意表格 （ 2）一般文件：来往传真等 成立不一样供给商的商品” 台账”制度 . 为每种商品以及相应的供给商成立特意的台账 , 以清晰商品的存与销状况 . ”台账” 内容包含供给商朝码、 商品代码、商品序号、商品名称、规格、进货量、计量单位、进价、售价、销售额、累 计销售额和毛利率 分门别类地管理采买合同 三、 供给商档案管理内容注意事项： 拥有详尽的联系地点， EMAIL，网址 合理的供给商名称，要求是供给商注册或是登记所使用的名称， 不可以简单称号 供给商名称一定是全称，如公司名称，不可以只叫“润驰衣饰公 司”，正确合法的叫法应当是“广东润驰衣饰有限公司” 详尽的联系人资料，联系人须用全名，不可以只写某某兄等平时 生活性称号 供给商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系 人的常用电话和商用传真等 联系电话应尽可能收录该供给商业务主管级以上的联系资料， 以便办理重要问题时联系用， 且可随时控制供方业务跑单的操作可能性， 以减少公司的采买风险 档案应含有供方的经营范围，应当详细详尽供方的产品种类， 品位，销售渠道等 档案应尽可能备注供给商有关的历史资料，含税状况等 2. 供给商档案保留要求 对有常常业务来往或偶发次数许多的供给商，应实时将资料输 入到系统软件中，输入的要求按供给商详尽资料表，为方便采买业务的 操作，供给商的简称要求是供给商全称的简单称号 供给商合作各项要求都切合公司发展要求的，且经过审查过的 供给商，应备注“资料已审查”字样 关于已开发过的供给商和可潜伏开发的供给商分别以文档的形 式保留于电脑，方便需要时用或进行开发以备用 若供给商的联系方式，地点发生更改，采买员应当实时将有关 资料更新保留 对切合公司发要求的已审查供给商，应当实时录入合格供给商 资料表 关于停止合作的供给商资料依据实质状况判断能否可再次起 用，并做有关的备注说明 3. 档案的机密性 供给商档案资料禁止非采买部门人员未经采买部经理允许的情 况下翻阅 存于电脑上的供给商资料文档应当设置相应安全码 采买人员应当做好有关资料的机密性， 不可以将供给商有关信息任意流露给其余部门，更不行将有关信息流露给供给他供给商或是公司客户 供给商档案是一系列动向档案，不是尘封的 依据规定的地点寄存——保证可检索按期整理——起码 1 个月 1 次 过期资料打包——每年 1 次 电子档案：标题明确——供给商、内容、日期保密——尊敬对方