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江阴市东润机械制造有限公司 文件资料控制程序 文件资料控制程序 拟 制比 审 核； 批 准： 版 次： A/0 生效日期： 2012/01/01 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 JPL-QP-01 文件版本 A/0 文件版本 A/0 文件名称 文件资料控制程序 页次 PAGE #/7 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 JPL-QP-01 文件版本 A/0 文件版本 A/0 文件名称 文件资料控制程序 页次 PAGE #/7 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 JPL-QP-01 1.0目的 规范文件的编写、审批、收发、标识、保管、销毁程序，支持质量管理体系的运行，防止作 废文件的误用，确保使用时能够获得现行有效版本。 2.0范围 适用于本公司所有质量管理体系文件及外来文件。 3.0权责 3.1品质部：负责文件的发放、回收、标识、销毁及本部门文件保管，并对各部门文件管理 进行稽查。 3.2工程部：负责发行前的技术文件的管理。 3.3其他相关部门：配合文控文件管控及保存工作。 4.0定义 4.1 一级文件-质量手册：阐明本质量体系如何满足国际标准要求。 4.2二级文件-程序文件：阐明活动过程的流程及不同过程的接口。 4.3三级文件-作业文件：作业指导书、管理办法、检验规范、工艺文件和图纸，说明具 体要求。 4.4四级文件-表单：用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录。 4.5外来文件-凡与质量体系或产品相关的国际/国家/行业标准，客户/供应商提供的图 样、检验标准或工艺要求均为外来文件。 5.0工作程序 5.1文件资料控制流程图（附件一） 5.2文件格式： 5.2.1程序文件结构按以下格式编写： 1.0目的 2.0范围 3.0权责 4.0定义（无时填“无”） 5.0工作程序 6.0相关文件 7.0相关表单 8.0 附件 5.2.2文件章节编号： 1.0 — 1.1 — 1.1.1 — 1.1.1.1 1.1 — 1.2 — 1.3 — 1.4……依此类推。 523文件的页码格式为：页次/总页数,如1/3表示共3页的第1页。 524文件的版面格式：质量手册和程序文件版面格式与本程序一致； 三级文件格式由编 制部门根据文件内容自行确定；表单由各主管部门制订，文控统一编号管理。 5.2.5文件的版本/版次规则 □ / □ I ?文件修订的次数，从0-3 I k文件的版本，从A-Z 5.2.5.1质量手册、程序文件、作业文件、表单(包括技术图纸)的版本 /版次的规定 均从A/0开始。即第一次编制的原版以 A/0表示，A版第一次修订的以A/1表 示，A版第二次修订的以A/2表示，依此类推。 525.2为避免版次修订次数太多，影响文件的系统性，凡版次经4次修订后，原编制 部门应变更版本，发行第B版、第C版……等，依26个英文字母顺序变更,即 A/3 — B/0、B/3 — C/0 ……。 5.3文件的编号系统 5.3.1文件编号格式 类别 质量手册 程序文件 作业文件 表单 外来文件 级别 一级 二级 三级 四级 — 代码 QM QP WI RD ED 编码 JPL-QM-01 JPL-QP-□口 □ □ -WI- □□ □ □ -RD-□□ - □ / □ 用原编号 5.3.2文件编号格式说明 一级文件编号 JPL — QM--01 I 顺序号 质量手册英文缩写 本公司名称金普利字母代号 文件版本 AO 文件版本 AO 文件名称 文件资料控制程序 页次 PAGE #/7 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号| JPL-QP-O1 文件版本 文件版本 A/0 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 JPL-QP-01 文件名称 文件资料控制程序 页次 4/7 二级文件编号 JPL — QF—口 □ I 流水号(01、02、03……) 程序文件英文缩写 本公司名称金普利字母代号 三级文件编号 (1).部门代码 部门 部门代 码 受控 号 部门 部门代 码 受控 号 总经理室 JL 01 市场部 YW 06 管理者代表 GD 02 仓库 CK 07 采购部 CG 03 文控 WK 08 生产部 SC 04 行政部 XZ 09 品质部 PZ 05 工程部 GC 10 (2).文件编号 □ □—W—口 □ I 流水号(01、02、03……) 文件英文缩写 部门代号 . 四级文件编号 □ □— RD-□口 - □ / □—版本号(如 A/0 ) 流水号(01、02、03……) 表格英文缩写 部门代号 .外来文