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环境管理体系 内审员培训班 2004年第二版 北京寰发启迪认证咨询中心 ; 大家好！我们又见面了。 今天，我们给大家介绍建立环境管理体系过程中十分重要的内容-----体系文件的编写。这部分内容非常重要，作为内审员应该掌握该部分的内容。将来您可以为自己的企业编写或修改体系文件。 启迪老师;第六讲 EMS文件编写;主要内容;1. 体系文件编写综述; 作用----- 企业建立并保持EMS的重要基础工作。如果组织的环境管理体系文件不正确、不准确、不完善，则有可能造成组织的环境管理体系失效，或使组织的环境管理体系工作成本增加，影响体系的实施效果。; 根据EMS标准要求，依我们在指导企业编制体系文件时的经验，建议在编制文件时应遵循以下2点要求： （1）所编制体系文件在总体上应满足标准要求，在具体内容上，应反映本单位特点，要有利于本单位所有职工的理解和贯彻执行。 （2）EMS文件的有效实施和落实能满足企业和相关方的需求和期望。; 在现状调查和分析（初始评审）的基础上进行体系文件的策划，文件一般应在体系的策划和准备阶段工作完成后才正式编写，必要时也可交叉进行。除手册需统一由组织制定外，其他文件应按分工由该活动的主管部门分别制定。 EMS的文件编写应结合本单位的环境管理职能分配进行，按所选择的EMS要求，逐个展开，将环境管理职能分配落实到各职能部门。 ; 为使所编制的文件做到协调统一，在编制前应制定“环境管理体系文件明细表”，将组织现行的标准、规章制度、管理办法、操作规程以及记录表格收集在一起，与环境管理体系要求进行比较，从而确定新编、增编或修订的环境管理体系文件项目。 为了提高体系文件的编制效率，减少返工，在文件编制过程中，要加强文件的层次间、文件与文件间的协调。 编制体系文件的关键是讲求实???，不走形式。;1.3 体系文件的层次和内容; 按标准要求，应形成程序文件的要素共11个 （实际编写中不止11个） 4.3.1 环境因素 4.3.2 法律与其他要求 4.4.2 培训、意识和能力 4.4.3 信息交流 4.4.5 环境管理体系文件 4.4.6 运行控制（本要素根据组织活动的不同及实际需要，可制定多个不同的控制程序） 4.4.7 应急准备和响应 4.5.1 监测和测量 4.5.2 不符合、纠正与预防措施 4.5.3 记录 4.5.4 环境管理体系审核;文件结构图; 由于内审中需要我们对文件进行审核，因此我们先简单了解文件审核的要求，这样对编写文件会有一定的帮助。 EMS文件的结构以及查询途径； EMS文件是否覆盖了核心要素并符合标准要求； 有无采用电子媒体的文件，确认其是否有效； 要素之间的相互作用关系是否给予确定及描述； 手册与程序文件职责是否一致，接口是否合理。 ;EMS文件的系统性 a) 组织应系统的考虑环境管理体系全部要素的要求和规定； b) 所有文件应按统一规定的方法编辑成册； c) 各层次文件在逻辑上应涉及环境管理体系中一个独立的部分。;EMS文件的法规性 a) 体系文件应符合环境管理体系标准，以及国家或主管部门的有关法律法规及其它要求； b) 文件一旦批准实施，就必须作为组织的内部法规文件认真执行； c) 文件修改只能按规定的程序进行。;EMS文件的协调性 a) 组织的其他管理规定应与体系文件的所有规定相协调； b) 体系文件之间应相互协调； c）体系文件应与有关技术性标准相协调； d) 处理好各种接口，避免职责不清。; 1） 体系文件可作为组织EMS有效运行及其保持性的客观证据（适用性、有效性的证据）。向管理者、相关方、第三方审核机构证实组织EMS的运行情况。