秘书会议-课件.pptx

大家谈 你参加过一些什么样的会议？ 这些会议的流程是什么样的？ 这些会议需要进行哪些准备？ 第十二章 秘书与会议组织 第一节 会务工作概述 第二节 会前筹备工作 第三节 会间组织与服务 第四节 会议的善后处理 第一节 会务工作概述 一、秘书会务工作 秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作，包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等会议全程的辅助性工作。 二、会议的构成要素 1、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、 会议的主题或内容以及会议的类型。 2、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间。 3、会议地点 4、会议参加者：包括主持人、会务组织人员、出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。 5、会议议题和议程 6、会议的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。 7、会议的结果（会议纪要、决议等会议文书体现） 会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、 会议的主题或内容以及会议的类型。 三、会议的种类 （一）按照会议的规模划分 1、特大型会议：万人左右到十万人，几十万直至百万人参加的会议，如奥运会。 2、大型会议：千人到数千人至万人参加的会议，如大学校庆、人民代表大会等。 3、中型会议：百人左右到数百人至千人参加的会议，如表彰大会。 4、小型会议：数十人至近百人不等的会议，如各种办公会、座谈会。 5、微型会议：几人至十人参加的会议，如小组会、领导碰头会。 （二）按照会议召开的时间划分 1、定期会议：如办公例会、行业年会 2、不定期会议：紧急动员会、临时研讨会 （三）按照会议的性质划分 党的会议、行政会议、群众团体会议、行政性专门会议等。 （四）按照会议的目的划分 有工作会议、表彰会议、交流会议、庆典会议。 （五）按照会议的方式划分 有电话会议、电视会议、网络会议等。 （六）按照与会者的身份和国籍：国内会议和国际会议 （七）按照与会者国别或与会各方的数量：双边会议和多边会议 （八）按会议议题所涉及的领域：经济性会议、政治性会议、文化性会议等 会务工作流程图（会前） 会议筹备方案 1、会议筹备方案的主要内容（框架） （1）确定会议的主题与议题。 （2）确定会议的名称。 （3）确定会议和议程。 （4）确定会议的时间性和地点。 （5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 （6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行 安排会议议题 1、会议议题：就是会议讨论或解决的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。 2、安排会议议题的原则： 必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则 3、会议议题的作用： A、体现会议目标，为会议目标服务 B、引导和制约会议的发言 1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前知会参会人员，以准备意见。 2、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量 3、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。 4、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批 知识点 安排议题的方法 1、领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须经知会领导。 2、秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请领导确定 3、按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。 4、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修改讨论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。 安排会议议程和日程 会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要根据议程主持会议。 知识点 1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2）宣布议程 3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录 4）尽量将同类性质的问题排列在一起 5）保密性较强