高效会议管理技巧.pptx

高效會議管理技巧第一講 當今會議面面觀會議的意議1.會議是一個集思廣益的渠道2.會議顯示一個組織或一個部門的存在3.會議是一種群體溝通的方式會議的目的1.開展有效的溝通2.傳達資訊3.監督員工、協調矛盾第1講 當今會議面面觀4.達成協議與解決問題5.資源共享6.開發創意7.激勵士氣8.鞏固主管地位會議的種類1.按人數分類:團體會議一對一會議第1講 當今會議面面觀2.按開會方式分類:面對面會議電話會議視頻會議3.按開會目的分類:宣布人事安排、講解政策的會議當眾個揚或批評別人的會議臨時處理突發事件的會議固定的團隊會議集思廣益的會議第1講 當今會議面面觀會議的頻率1.固定的部門會議:至少每月一次2.全體會議:至少每兩月一次3.處理突發事件的會議:隨時4.一對一會議:按需要會議成本的計算1.會議的時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本第二講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預防性管理1.會議的通病---效率不高公司的主管都不知道何時是開會的最好時機許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或政 府官員有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很 難進行.第2講 會議效率不高的原因及解決方案2.會議效率不高的原因及具體表現項次原因具體表現(1)時間會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會(2)地點會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常進行.(3)開會對象的選 擇必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者.(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達到會議意圖.(5)參會者的技能參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會議失敗.(6)會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效.(7)開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,致使會議毫無意義、宣告失敗.第2講 會議效率不高的原因及解決方案1.預防性管理會議效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之後,避免安排在周一或周五.地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內,而且最好圍著圓桌進行.開會對象的選 擇事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力.會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作.開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者.第2講 會議效率不高的原因及解決方案高效會議的八大特征會議規范1.會議時間安排的規范上午8-9點之間,正是員工從家到公司,準備開始 一天工作的時候.上午9-10點之間,員工已經開始進入工作狀態.上午10-12點或下午1-3點之間,最適合調動員工 集思廣益.下午3-5點之間,最好不要安排會議.第2講 會議效率不高的原因及解決方案2.會議規范本身所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安 排人,以找出最適宜所有參會人的開會時間.超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關 資料.所有與會者都要準備在會上發言.準時開會,準時結束.各業務單位負責人對決議能否達成負責接責任.所有與會者應知道維護別人的尊嚴,不在會中羞 辱別人,這條規則最重要,需特別注意.第2講 會議效率不高的原因及解決方案意見不同是好事,議論才能面面俱到,甚至有人扮 “黑臉”.會議結束2-3天後,所有與會者應拿到會議記錄.所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責.必要時請第三方監控,以保証會議質量.3.固定的會議流程規范一個中心兩個基本點已經按慣例每周聚會沒什麼特別的事情要討論如果會議成本太大你是唯一做決策並且知道 該怎麼做的人(開會讓他人參與隻能把問題弄糟)還有比開會更好的方法第三講 開會前的準備工作是否要開會1.無需開會的“五個如果”第3講 開會前的準備工作必須把信息同時傳達給很多人要讓別人參與決策以集思廣益如果聽取部門匯報工作有些事情需要當眾表揚或批評給小組委派任務2.必須開會的“五個如果”準備工作的作用1.1H5WWhy:會議的目的第3講 開會前的準備工作What:討論的話題Who:參會者(確認與否、事先準備)When:日期及開始、結束時間Where:地點及設備How:規章制度2.特殊提醒會議準備工作核對單1.了解會議的目的;2.是否一定要開會;第3講 開會前的準備工作3.確定會議的形式;4.安排會議的議程;5.決定會議的時間;6.確定會議的主持人;7.決定會議的地點;8.研究會場如何布置;9.確定出席人數;10.安排出席者座位;11.是否準備會議名簽;第3講 開會前的準備工作12.是否安