会议运营管理课件第7章之二.pptVIP

（三）会议室索引提供 有的大型会议同时使用十几个甚至几十个会议室，也要提供会议室的索引，为了便于迅速查找，内容只包括三项，即会议分组的编号、使用的会议室房间号和会议室所在的楼层，并应该配上所有会场的平面分布图。如果会场分散在不同的楼层，就要给出所有楼层的平面分布图。分布图上要列出会议使用的每一个会场的编号。附有会议编号和会场编号一一对应的列表，使代表能在最短的时间里找到所要听的演讲所在的位置。 第三十页 （四）日程的变动和演讲的调整 会议最终日程一经确定并且印制完毕就不可轻易变动，各个时段的演讲也不能随意调整，否则会议代表就不能按照会议最终日程来寻找他们想要听取的演讲。但在组织任何一个会议时，总会有一些演讲人因为各种原因不能按时参加会议，特别是在“突发事件”发生后举办的会议，演讲人不能到会的就会更多，因此会议举办期间负责日程安排的工作人员的工作都是非常繁忙，他们要确认每一个演讲人是否到会，决定第二天的会议日程是否需要调整，有的会议还要求这些演讲人现场提交Ｕ盘给工作人员，拷入计算机的硬盘中，避免第二天现场演讲时出现不必要的故障而耽误了时间。 第三十一页 【实例】2001年亚太地区肿瘤生 物学会议的日程调整 2001年亚太地区肿瘤生物学会议是在美国“9.11”事件后举办的，20多位来自美国的特邀演讲人都不能如期前来参加会议，致使原定4天的会议日程压缩到两天半，原来印制好的会议最终日程也全部作废，根据每天前来报到的会议演讲人来编制新的会议日程张贴在各个会议室的门口，给代表提供一个参考。 第三十二页 二.会议室和设备安排 （一）会议室安排 1.特邀大会演讲 如果会议地点只有一个大会议室，开幕式、特邀大会演讲和闭幕式也就只能安排在这里，带来的问题是参会人员较少时，会场显得空旷；参会人员较多时，会场就比较拥挤。解决的办法是，当感觉会场空旷时，可以采用教室式的方法布置会场；当感觉会场拥挤时，采用剧院式的方法布置会场。 第三十三页 2.专题会议演讲 一般的会场都可以作为专题演讲用的会议室，人数可以从几十人到几百人。专题演讲会议室的布置也比较简单，在会议室一侧的墙上悬挂屏幕。屏幕前摆放演讲时使用的设备。侧面摆放长条桌，供会议主持人使用。专题演讲会议一般不再给演讲者提供讲台。会议在进行平行专题会议时，参加各个会议的人数绝对不是平均分配的，而是会议代表根据自己的兴趣，随机选择的，因而确定平行专题会议室的容量就成为摆在所有会议组织者面前的难题。会议在进行时，经常会出现的现象是有的会场人满为患，有的会场却寥寥无几。会议组织者可以根据每个平行的专题会议的论文质量，专题本身是否是当前人们关注的热点问题以及演讲人的知名程度和演讲题目来确定每一个专题会场的大小。 第三十四页 3.张贴论文的场地安排 根据张贴论文的数量来决定是租用单独的场地还是选用会议室附近的走廊来进行论文的展示。目前在我国一般都是采用标准展板张贴论文，全国统一尺寸，宽1米，高2.4米。可按会议组织者的要求搭建成不同的形状和长度。每一块展板上都要求有统一编号，届时论文作者会根据编号张贴自己的论文。 第三十五页 某会议的张贴论文布置 第三十六页 （二）会议设备安排 会议所需要的所有设备都必须在会议开始前安排完毕并调试合格，与会者带来的设备也要事先与会议室的设备衔接调试至可以运行为止。 第三十七页 第四节 会议餐饮活动安排 从会议代表的角度考虑，会议安排的餐饮活动越多越好，一方面他们会感到很方便；另一方面他们不用另付餐费，因为注册费中已经包含了餐饮费用。但从会议组织者的角度来说，会议餐饮活动的安排要认真考虑，既要使与会者满意，又要控制在预算成本之内。 第三十八页 一. 欢迎招待会（宴会）的安排 （一）时间的选择 像开幕式一样，欢迎招待会是安排在会议正式开始前一天的晚上，还是安排在会议正式开始的第一天晚上，完全由会议组织者确定。若是安排在会议正式开始前一天的晚上，为了能使更多的代表赶上参加，欢迎招待会的开始时间可以稍晚一点，例如19点，甚至还可以晚到20点开始。招待会的持续时间一般不超过2个小时。 第三十九页 （二）地点的选择 会议餐饮活动应该安排在会址内或者附近，尽量避免动用交通车。特别是将欢迎招待会安排在会议正式开始前一天的晚上的。如果季节合适，例如北京的5、6月和9、10月，也可考虑将招待会安排在室外，效果也很好。 第四十页 在亚运村中的草地上举办的欢迎招待会 第四十一页 （三）形式 欢迎招待会一般采用冷餐自助方式。根据参加招待会的人数，设置菜台和饮料台。有的欢迎招待会还摆设数量不多的桌椅，为方便少数年龄比较大的代表进餐。