酒店财务部会计档案管理制度.docVIP

部 门 财务部 制度名称 会计档案管理制度 批 准 人 制 定 人 制度内容 企业的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表、验资报告、查账报告、财务会计制度相关资料、合同文本以及经营管理和投资人权益有关的其他重要文件。为了做好酒店会计档案资料的整理、保管、销毁工作，特制定如下规定： （一）会计档案的分类 1.会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。 2.会计凭证一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，酒店根据业务量多少，也可只用记账凭证一种。 3.会计账簿是用来记录某一会计期间所发生的经济业务情况，便于收益核算和查询。 4.会计账簿分为总账和明细账两种，再附加台式账（或卡片账）、进销存账等一些辅助账。 5.使用财务软件的企业，记账凭证和所有总账和明细账均为打印账页，同时必须有手工的现金日记账和银行存款日记账，以便随时核对收支情况。 6.会计报表是汇总一个会计期间经营状况的总体资料，有统一的格式要求。 7.会计报表通用的分为三种，包括资产负债表、损益表、现金流量表，企业可自行设置一些部门损益分表，便于详细分析和考核。 8.验资报告和查账报告是由税务机关或会计师事务所出具的企业会计期间的审计资料。 9.财务会计制度是酒店财务核算和财务管理的依据，一般包括岗位职责、工作程序与标准、管理制度等相关资料。 10.各种合同文本及其他经营管理的重要文件等，都是必须详细划分和保管的。 （二）会计档案整理、保管和销毁 1.所有会计档案资料都要定期做好装订，按月份编号、登记、归类存放，便于查找。 2.会计档案必须专人负责保管和整理，并做好保密工作，不得私自向外借阅会计原件。 3.会计档案必须登记造册，按年、月份分类，并登记起止时间和销毁情况等详细记录。 4.所有会计资料，财务必须留存原件，对内对外送的可以同时一式几份或提供复印件等。 5.采用电脑软件或财务软件记账的，必须随时做好相关资料的备份。特别是酒店系统运行资料和账务资料，并由电脑部人员负责，做好保密工作。 6.会计资料的保管年限按《会计法》规定的年限进行保管，一般按15年的保管期。 7.现金、银行存款日记账和其他重要会计档案资料要求永久保存，不得销毁。 8.对于超过保管期该销毁的档案资料，如果有未了账项，要单独抽出并做好登记，经酒店领导同意，在财务负责人监督的情况下销毁到期会计档案资料。 9.企业清算结束时，会计档案应移交到原企业的上级主管部门保存。