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工程资料档案管理制度 工程资料档案管理制度名目第一章总那么其次章工程档案管理制度第三章工程文件收发及管理制度第四章行政部门档案管理职责第五章施工单位归档范围第六章档案资料借阅制度1．总那么1.1为确保工程档案的齐全、完好、精确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺当到达《建立工程文件归档整理标准》的要求，特制定本制度。1.2根本建立工程档案资料是指在整个建立工程,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括工程的提出、调研、可行性讨论、评估、勘测、设计、施工、调试、开工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其它载体的材料。1.3根本建立工程档案资料是国家、企业的珍贵财宝，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。根据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的工程所形成的、具有保存价值的文件材料，仔细做好立卷归档工作，并确保档案的完好性、精确性。2 工程档案管理制度2.1档案资料管理2.1.1工程档案资料工作是工程建立过程的一局部，应纳入建立全过程管理并与工程建立同步。行政部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、搜集、归档工作进展监视、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2.1.2工程建立中，各种技术资料交由行政部统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。2.1.3设备到货后，由技术部汇同有关部门开箱验收后，设备资料〔归档的发给施工单位的〕统交行政部统一管理，造册登记并建立收创造细帐。各单项工程总体验收由技术部对其各种技术文件和开工资料进展查验，各项工程开工决算的最终付款必需由技术部对开工资料签收合格后支付。2.1.4购置技术资料、图书、标准由行政部门统一申请，经批准后按方案办理，或托付有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收前方可办理报销手续。2．2归档文件的质量规定2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本〔即必需有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必需加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档〕。2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单〔含工程联络单〕等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件〔如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必需签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名〕归档。2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或一般色带打印件，以保证字迹的耐久性。2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件〔不能用复印件〕归档。2.2.5书写规定A〕书写字迹工整，图样清楚。B〕书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C〕文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。3 工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的供应利用，特制定本制度。3.1工程文件接收3.1.1各单位供应给技术部的工程文件〔工程技术文件、图纸资料〕由行政部统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件也由行政部统一接收。3.1.2技术部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交行政部。3.1.3设备文件，技术部汇同有关部门对设备开箱验收后，准时将设备资料立卷归档；设备文件资料由行政部统一归口发放给有关单位。3.1.4技术部对接收的工程文件资料，必需进展数量和外观质量检查，发觉问题应准时通知寄发单位补发。3.1.5登记完毕的工程文件，应准时予以处理，在保证归档份数后，应按技术部领导审定的工程文件准时分发给有关单位和部门。3.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥当收存，并仔细执行密级文件资料的借阅规定。3.2 工程文件资料发放3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由行政部统一办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由技术部领导确定发放单位和数量。3.2.3为避开工程文件资料分发过程中可能出现的错发觉象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知行政部；行政部按指定名单发放工程文件资料。4行政部门档案管理职责参建单位〔总承包、发包、建立、设计、施工、监理、承办单位〕应按各自的职责，将负责承建、承办的工程文件材料进展搜集、积累、整理，根据归档要求移交建立单位。工程实行总承包的，由总承包单位负责对其总包工程的文件从形成到编制的全过程进展监视、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建立单位提交全套完好、精确系统的符合档案标准标准的工程档案。由