会务人员岗位职责.docx

PAGE PAGE 10 / 12 岗位类别 岗位 类别 岗位职责 备注 1、会议室日常检查 2、会议室预定及会议协调 3、接受各种会议相关工作的报障 4、负责会议室的各类环境卫生监督及整改 会务日常检查表、 会议类 5、文印区、报刊架、邮件区的物资整理 周报月报输出、 6、每天下班前进行当天会议数据统计 7、周报 . 月报数据整理 8、公共区域资产管理（ OA设备类） 9、接待会议室工作支持（名牌制作、会议室设备检查、 会务 物资摆放等） 人员 接待类 10、重要来访客人的会务支持 （访客指引、 茶水服务等） 11、保持接待各类物资充足 按接待标准执行 12、工作环境检查 经理室 13、经理室日常会务支持 14、温馨卡片（建议和需求收集） 15、部门重要的会务工作支持 BU支持需在保证 其 它 BU 公司会议和接待 会务支持 16、 其它活动的会务支持（如：生日会） 工作不受影响下 进行 1.0 目的 规范会务工作标准，提高工作积极性，促进会务工作品质的提升。 2.0 范围 适用于腾讯管理处会务人员。 3.0 职责 工作时间工作内容标准 工作时间 工作内容 标准 8:30-9:00 经理室服务 经理室整体环境检查； 物 《经理室会务工作细 品补给 则》 9:00-9:30 会前检查 会议室环境整体巡检工 作（参考：工作细则 5.1.1 ） 《会议室物资摆放标 准规范》 会议室使用情况反馈 考：工作细则 5.1.2 （参 ） 《会议资源管理规定》 9:30-11 ： 40 不定时巡查 巡检内容： 办公区、 茶水间、 休闲区环境巡检， 并执行项目节能推进工作。 节能巡检内容见 按会议预定时间分楼层 巡查会议室 （参考： 工作 《会议室物资摆放标 准规范》《会议资源管理规定》 细 则 5.1.3 -5.1.5 ） 《会议室物资摆放标 准规范》 会议室使用情况反馈 （参 考：工作细则 5.1.2 ） 《会议资源管理规定》 巡检内容： 14:10-17 ： 00 不定时巡查 办公区、 茶水间、 休闲区 环境巡检 按会议预定时间分楼层 巡查会议室 （参考： 工作 《会议室物资摆放标 准规范》《会议资源管理规定》 细 则 5.1.3 -5.1.5 ） 1. 了解第二天会议预定 情况并做好相关准备。 17:10-17:30 2. 完成当日楼层日报表、 物资消耗登记表。 12： 00-13 ： 30 午休 会议室环境整体巡检工 13: 30-14:10 会前检查 作（参考内容： 工作细则 5.1.1 ） 工作细则 会议会务工作 会议室日常检查， 每天进行日常的会议室巡查制度， 检查内容： 会议室内文具、 网线、电话等物品摆放整齐，增补相应的文具；设备设施正常（投影仪、音响设备指示灯正 常、电话机能正常拔号） ；环境设施整洁（如窗帘、饮水机、绿植等） ；室内各类指示牌（手册、温馨提示等）挂放端正、清洁无损；保持室内通风、无异味； 会议室预定管理及会议协调：在会议日常巡查中，发现有未使用会议室时，需要即 时向预定人确认该会议室的使用情况，以便及时释放会议资源，提高会议室使用率； 当遇到会议资源紧张、而急需会议室的同事时，可以帮助同事在不影响其它会议的前提下，协调相关的会议资源。 会务人员在接到 7000 或员工的相关会议报障需求时，须在 3 分钟内到达会场、了解具体需求，当有问题时必须在现场解决问题，如不能即时处理的，在不影响会议的正 常情况下，向员工说明情况、得到员工的认同并提出解决时间及问题追踪反馈。 会议室应保持整洁， 会务人员负责检查会议室的环境卫生、 监督清洁人员的作业情况、发现问题督促清洁人员及时整改。 会务人员在每次巡查楼层时， 需要整理各楼层的报刊架、文印区、信件架， 保持各区 域的物品摆放整齐。 每天下班前，会务人员需要统计整理出当天的会议数据，记录每天的物料消耗数目， 在 OA系统上查看下个工作日的会议预定情况，安排好第二天的工作计划。 每周一会务人员输出上一周的工作总结， 制定本周工作重点； 每月第一个工作日输出上月的月报表 公共区域资产管理 : 会务人员负责会议室、 文印区、 报刊架等公共区域的物资设备管理，当设备出现故障、损坏、遗失时，必须在第一时间向 7000 平台或资产管理员反馈。 接待会务工作 会议室接待工作支持： 当有接待任务时， 由会务主管发出接待会议通知单， 接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及物资需求，按照如下步骤进 行： ①矿泉水、饮料（提前一天准备，会议前 1 小时摆放好）； ②会议桌椅 . 设备. 文具、姓名牌等物品（会议前 1 个小时摆放好）； ③会议设施设备，如麦克风、投影仪等（会议前 1 小时调试完成）； ④空调（会前 1 小