公司行政管理制度汇编之会议及会议室使用管理办法资料.pdf

名 称 会 议 管 理 办 法 文件编号： 1、目的： 聚焦公司战略，保证公司战略实施过程中信息传递的及时、准确，领导团队决策的有效，从而确保 公司内各公司工作的整体性、资源的优化，提高工作效率。 2 、范围： 武汉公司所属各异地公司、异地项目公司均适用本办法。 3 、职责 行政部 负责公司办公例会的准备、拟制会议纪要并及时下发； 负责跟踪会议决定的执行情况。 各部门 各部门相关人员参加办公例会，并负责提供会议所需的本部门相关资料； 各部门相关人员负责执行会议决定； 总经理 总经理（或副总经理）负责主持办公例会，并对会议议题做出决策、指导； 4. 武汉公司会议类型及要求 会议类型及召开时间 公司办公会议分为周例会、月度例会、季度会议、年度会议。一般周例会在每周五下午 13：30 召 开；月度例会在每月 2 日召开；季度会议在本季度最后一个月或次季度第一个月召开（具体时间视情 况而定）；年终会议一般在第四季度最后一个月或次年第一个月召开（具体时间视情况而定） 。 会议要求 每周例会的主要例会议程包括，但不限于： ——上周工作回顾、检查； ——项目实施过程中需协调的事项研究、决定； ——公司运作中需研究决定的一般事项； ——下周工作安排（落实到部门和个人） 。 月例会的主要例会议程包括，但不限于： ——上月工作总结和本月工作安排（落实到部门和个人） 。 ——各部门业务运作过程中的沟通、交流； ——公司运作过程中针对需领导团队研究决定的相关事项进行沟通； 公司周例会参加人员为：总经理、副总经理、部门经理；月度例会召开的具体时间、地点、参加 人员及主持人与周例会相同，如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员； 月度例会可以顺延或取消，但不得连续取消二次月度例会。 周例会由公司总经理主持召开。总经理不在时，由总经理委托指定人员主持召开； 每周五下午 13 ：30 召开周例会，不做专门通知。如时间有变化，由行政部通知各部门。情况特 殊时，如不能召开周例会，可以顺延或取消，但不能连续取消三次周例会： 部门经理因特殊情况不能参加周例会，可指定代表参加，但须经会议主持人同意。 周例会提出的要求和形成的决定，由各部门经理自行记录。会议结束后两天内，行政部负责整理 形成《会议纪要》并下发各部门经理。各部门依据例会决定，按时如实填写《工作进度周报》 ，以便下 次例会时对照检查。 生效日期 页 次 3/3 编制部门 行政部 名 称 会 议 管 理 办 法 文件编号 总经理因故不能参加月度例会，副总经理及管理者代表必须参加月度例会，部门经理不能同时有二名 以上缺席： 月度例会召开前，各部门经理负责对本部门的工作进行小结，并对以下内容进行汇报： ——上月考核指标总结与下月考核指标讨论； ——业务运作程序的执行情况； ——已出现或可能出现的问题； ——需提请会议讨论决定的其它问题。 月度会议讨论的问题及形成的决议，由行政部负责整理成《月度会议纪要》 ，并下发各部门。 其他会议 其他各类会议应由组织部门委托行政部于 2 天前（可根据具体情况）书面通知会议参与部门和人员； 在会议开始前 30 分钟，会议组织组织者须作好会议场地的准备工作（包括桌、椅、投影仪、会议资料 及特别需要等） ； 由各部门自行组织的各项会议，应由各部门指定专人作好会议记录，会下整理形成《会议纪要》并报 行政部备案。 5 、参会人员要求 参加会议的人员要提前 5 分钟到达会议现场并签到，不得无故迟到、缺席。 会议开始时，参会人员手机、传呼机等通讯工具要关闭或处