《采购管理实务》第三章一节采购申请.pptVIP

* ?采购管理实务?第三章一节采购申请 第三章 采购申请与采购方案管理 第一节 采购申请 将采购申请单位与采购单位别离，有助于采购管理工作，防止弊端。 物料统筹如果由指定的部门提出采购申请，可防止各自为政，损失数量折扣的优惠待遇；同时由于集中调配，也可以降低物料库存水准，防止不必要的浪费，也节省了仓储费用。 〔三〕采购申请的本卷须知 为防止发生采购物品与采购申请需求不符合，在进行采购申请中应注意以下事项： 采购申请所需求的内容，只有使用部门或统筹管理的部门最为清楚。由这些部门提出采购申请，最能正确表达各项需求的内容与附属条件。假设由其他单位提出，难免会发生需求物品和请购物品不符的失误。 物品的采购，有时会牵涉到相当复杂的内容，假设仅仅以口头方式提出要求的条件，不但容易发生沟通上的错误，而且将来在验收时假设与实际的需求发生过失，那么因“口说无凭〞，买卖双方也会因此而产生纷争。所以，假设能以“采购申请单〞详细记载所需物料的名称、规格、料号、数量、需要日期等内容，可使采购申请的需求更加明确与具体。 在请购中应确实说明申请采购物品的各项具体的内容，包括物品的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、不良率、色泽、操作方式、维护等各种特性以及劳务的效劳速度、次数、地点、态度等。 需用部门对品质的要求水准如果可以用规格说明的，应以规格说明其品质，主要包括厂标或商标、形状或尺度、化学成分或物理特性、生产方式或制作方法、市场等级、标准规格、样式、蓝图或标准、性能或效果、用途等。 需求的内容及水准，通常与采购申请人的预算有密切关系，因此，在提出采购申请之前，必须先对支付能力与愿意接受价格的上下限加以计算，以免采购申请内容超出预算范围。 在采购申请阶段，采购人员都会面临以下两个问题。 依据80/20原理，在采购中80%的采购申请只占采购总金额的20%。简言之，小量采购申请的问题就在于占用了绝大多数的采购作业人力，而要解决这一问题的途径就在于如何降低小量采购申请的批次。通常，采购人员可采取以下方法，解决小量采购申请问题： 〔1〕减少品种。采购人员要设法将小量采购的工程标准化，借以减少采购申请。譬如将规格相近的物品加以汇整，订出通用的标准规格，这样采购品种就减少了，采购申请的件数也就会随之降低。 〔2〕化零为整。在接到各需求部门的小量采购申请时，假设非紧急需用者，采购人员可将其暂时搁置，等累计小量采购申请单至一定数量或金额时，再进行采购。 〔3〕集中采购。这包括指定办理的部门及时间。例如将各部门所需的小量采购申请，委托指定的部门集中办理，统筹供需，防止各自为政；或是指定这些小量物料的采购申请日期，在同一时间内聚集其需求量，以便一次采购，通过集中采购不但可节省人力，也可获得数量折扣的优惠政策。 〔4〕采取统购。所谓“统购〞即是将价值不高、价格稳定且经常需用而品种规格繁多的物品，先与供给商签订统购合约，议定价格。当需用时，由采购申请部门直接向供给商要货，免除了采购申请及采购的手续，只要仓储部门开出验收单即可付款。因此，为防止对金额采购次数频繁的物品进行重复采购申请及采购作业流程，宜采取统购的方式，以节省时间和人力。 在采购过程中发生紧急采购申请的原因主要有以下几项： 〔1〕存货管制失误。由于原料实际库存的数量与账上的数量不符，当需求部门领用时才发现缺料；另外，有时库存数量虽足够，但是品质如果有瑕疵，因此也无法使用，这些情况下均必须进行紧急采购申请补充库存量。 〔2〕生产方案不当。由于大多数的企业都依据销售预测来从事生产，因此，预测的准与否经常影响到生产方案能否顺利执行。假设销售预测发生偏差，生产方案就必须加以修改。当追加销售数量或插入紧急订单时，此项产品的原材料如果没有足够库存，就会发生紧急采购申请。另外，在制定生产方案时，如果说只依据外售数量安排原物料需求量，而忽略了自用数量，也会发生紧急采购申请。 〔3〕错失采购时机。在进行采购中如果采购人员对原材料的供给来源和时机把握准，就可能使企业不能按时获取所需的物料。就供给来源而言，是指未能掌握供给商的情况，当其未按照约定交货时，必须紧急转向其他来源进行采购；就时机而言，当发现来源越来越少时，就应紧急提高采购申请数量，以备将来不时之需。此外，有时因为采购人员与供给商议价时日消耗得太久，导致购运时间缺乏，也会发生紧急采购；有时，甚至也有因为采购员蓄意积压采购申请，以致发生紧急采购的情况。 *