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合同档案管理办法 合同管理方法为进一步加强合同档案管理工作，进步合同管理程度，保证档案完好性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的标准化、制度化、科学化，并能精确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本方法。一、分类管理二、管理原那么1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进展复印，销售合同及选购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进展查询，如无法查询，再到财务部进展，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可赐予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、编写编号、建立台账、保存、归档、调阅用法。分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和供应调阅查询。4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进展合同管理交接〔包括：纸档、电子档〕，交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。三、合同签订1、合同草拟合同由商务助理帮助销售人员起草，合同除商定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特殊是违约应担当的责任。以买卖合同为例：供货方需准时供应保质保量的货物，供应用法指导、售后效劳、修理、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量缺乏、交付拖延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。合同条款表述的要求：①措辞精确，无歧义，无冲突，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式〔运输费用担当方〕、违约责任、解决争议的方法等；②简洁、明确，前后用词全都，强调的术语可以加双引号；③写清晰双方名称，假如是个人，要写清姓名及其他身份信息；④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。2、合同定稿合同定稿后，打印整个合同要用一样的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户答应证复印件、资质证明复印件、法人身份证复印件、受权托付书加盖公章作为合同附件，有技术参数的，需供应加盖公章的技术参数表。〔合同执行完毕后，还需将领导签字确认的选购单、货物运输信息单、入库单作为合同存档最终局部〕另针对销售合同：合同执行完毕后，还需后附：生产任务单、发货通知单、出库单、货物运输信息单、客户签字确认收货单〔出库单〕、业务款待状况〔款待审批表、差旅费等该工程支出费用〕四、档案存档1、合同档案必需仔细验收，存放档案必需有专用柜、架，做到名目、文档相符，制合同统计清单，并依据实际需要科学编制合同档案台帐，从而可以有效地开展合同文档的查询，查询后根据归档范围、要求，将文件材料按时归档。2、档案的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的平安。3、公司领导、行政部负责人可查阅全部员工的人事档案；各部门负责人在经过总经理审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及别人人事档案的权利；4、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案材料，违者视情节予以惩罚。5、借阅当事人需经总经理批准方可借阅；借阅涉及公司经营工程的合同，查询当事人需填写《合同借阅申请单》经总经理审批前方可借阅。6、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案管理人员另行办理续借手续，调阅的档案交还时，必需当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应马上报告领导。5、同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者根据《公司保密管理制度》进展惩罚，档案管理员要严守机密，不得随便摘抄、传播密级档案内容，不准私自进展复印。涉及到保密档案的管理，由相关领导另行制定管理方法。本管理方法说明权归行政部，自公布之日起生效。THANKS !!!致力为企业和个人供应合同协议，策划案方案书，学习课件等等打造全网一站式需求欢送您的下载，资料仅供参考