《企业电子文件管理系统》项目建设方案收集.pdfVIP

《企业电子文件管理系统》项目建设方案 一、项目概述 1、目前现状 “坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化 ”是党的十六提出的走新型工业化道路的指导方 针。企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用，因此档案信息化建设不仅 是企业信息化建设的组成部分， 也是企业档案管理创新的重要方面。 企业应采取有效措施， 加大投入， 确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。 《企业电子文件管理系统》作为档案信息化建设的重要内容，也是企业管理信息系统中不可或缺 的组成部分，它是是企业提高档案管理质量的重要工具，同时能为企业领导科学决策、企业科技创新 提供强有力的保障。国家档案局早在 2005 年就印发了《关于加强企业档案信息化建设的意见》的通 知，通知强调各企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本 要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。 目前公司的档案管理水平较为落后，传统的档案管理方法已不能适应企业信息化快速的发展要 求。在企业 ERP、OA 等信息系统中产生的大量电子文件因传统的档案工作方式和技术手段无法进行 有效的管理，从而导致企业信息资源的流失，更为严重的是这些电子化的电子档案在未来的管理中几 乎无法进行。 “任何计算机信息系统如果没有考虑档案管理问题，肯定是一个不完善的系统。 ”企业领 导在一些与生产息息相关的信息系统的建设中出手大方的同时，决不要忽视了档案管理系统的建设， 它将是保护企业信息资源的重要工具。 2 、实现目标 建立《企业电子文件管理系统》的目的就是充分利用现有的先进的档案管理理论，从技术和管理 层面来保证电子文件和电子档案的管理质量，为企业信息资源的保护、开发、利用提供坚实的基础， 为企业实现跨跃式发展提供必要的支持。 首先理顺公司内部档案管理的体制，通过制定一系列的公司内部规章制度，将档案管理的相关标 准规范、 国家企业信息化技术规范落到档案管理的实处； 同时通过规章制度规范档案管理人员的操作， 为档案管理系统提供一个良好的运行环境。 其次，它将与企业现有的信息系统紧密衔接，实现无缝集成，充分发挥文档一体化管理思想在文 档管理中的作用，提高文档管理的质量。 第三，实现现有档案业务的网络化管理，提高企业内部档案利用效率、利用寿命及周期。 第四，实现网上档案分级授权管理和利用机制，提高办公效率、节约大量的办公资源。 最后，通过档案管理系统的将企业内各信息系统中信息的后期管理串连起来，建立企业内部统一 集中的档案信息数据库，方便企业信息资源的统一管理。 3 、设计原则 针对《企业电子文件管理系统》的建设目标和业务需求的特点，为提高系统建设的整体质量与建 设效率，在本系统的设计中必须遵循以下原则。 （1）系统规划原则 《企业电子文件管理系统》是企业管理信息系统中的一个子系统，是企业信息化建设的一个重要 组成部分，因此，在进行该系统建设时，要处理好局部与整体之间关系，避免系统建设与企业信息化 的总目标相脱节。要充分考虑与其它企业管理信息系统的衔接，分析企业各部门在该系统与部门内使 用的其它管理信息系统之间的关系。 （2 ）标准开放性原则 《企业电子文件管理系统》的建设必须坚持标准化。标准是信息共享的前提，是企业档案工作能 良性、持续发展的基础。没