某某公司档案管理操作手册.docVIP

精品资料/word可编辑 精品资料/word可编辑 PAGE / NUMPAGES 精品资料/word可编辑 弘盛档案管理操作手册 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 一、档案管理平台综述 2 二、档案案卷管理 3 三、档案文件管理平台 6 四、档案文件的列表导入 10 五、档案借阅管理 12 档案管理操作手册 一、档案管理平台综述 档案管理分为文书档案和工程档案。 操作路径为： 工作管理→档案管理→分类档案管理 →文书档案/工程档案 如右面图1所示。 双击打开进入档案管理平台界面， 如下面图2所示（以文书档案为例） 图1 图2 组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）； 二、档案案卷管理 1、文书档案 图3 如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档案目录，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示： 图4 文书档案案卷管理平台字段说明： 编号 数据名称 来源说明 其他说明 1 档 号 自动生成 组织号.年+流水（2位） 2 保管期限 选择录入 永久、长期、短期 3 密 级 选择录入 绝密、机密、秘密、普通 4 件 数 自动生成 本卷内文件总份数 5 页 数 自动生成 本卷内文件总页数 6 案卷题名 手工录入 卷名 7 立卷单位 选择录入 8 存放位置 手工录入 实体档案存放地点 9 起始日期 自动生成 卷内文件最早成文日期 10 终止日期 自动生成 卷内文件最新成文日期 工程档案案卷管理平台字段说明： 编号 数据名称 来源说明 其他说明 1 档 号 自动生成 项目编号.流水（2位） 2 工程项目 选择录入 该操作员拥有权限的项目 3 保管期限 选择录入 永久、长期、短期 4 密 级 选择录入 绝密、机密、秘密、普通 5 件 数 自动生成 本卷内文件总份数 6 页 数 自动生成 本卷内文件总页数 7 案卷题名 手工录入 卷名 8 立卷单位 选择录入 9 存放位置 手工录入 实体档案存放地点 10 起始日期 自动生成 卷内文件最早成文日期 11 终止日期 自动生成 卷内文件最新成文日期 录入完毕后，点击“保存”即可。 注意：在对工程档案进行建卷时，一定需要先进行项目切换 文书档案案卷分类要求： 1.文书档案每年以保管期限立卷，将文件以卷内目录形式进行归档。 2.档号：以公司总部为例，档号01.20XX01代表总部20XX年永久卷； 档号01.20XX02代表总部20XX年长期卷； 档号01.20XX03代表总部20XX年短期卷； 档号01.20XX02代表总部20XX年长期卷； 2、工程档案 建卷 工程档案案卷分类要求： 01基建文件卷； 02监理资料卷； 03施工管理资料卷； 04施工技术资料卷； 05施工测量记录卷； 06施工物资资料卷； 07施工记录卷； 08施工试验资料卷； 09过程验收资料卷； 10竣工验收资料卷； 11竣工图卷； 12声像资料卷； 13荣誉资料卷 各区域若对工程档案案卷分类有特殊要求，可进行相应调整，以满足地区档案馆或区域公司自身的相关要求规定。 档案文件字段说明： 编号 数据名称 来源说明 其他说明 1 文件标题 手工录入/自动生成 2 保管期限 选择录入/自动生成 永久、长期、短期 3 文件编号 自动生成 规则：项目编号.年+流水（3位） 4 档 号 自动生成 所属卷的档号 5 材料属性 选择录入 原件、复印件 6 页 数 手工录入 本文件页数 7 份 数 手工录入 8 责 任 者 手工录入 9 顺 序 号 自动生成 卷内文件的顺序号，可修改 10 单据编号 自动生成 原业务单据编号 11 文件日期 手工录入 成文日期 12 项 目 选择录入/自动生成 该操作员拥有权限的项目 13 存放地点 手工录入