青岛市企业电子文件归档与管理规则.pptVIP

存储归档电子文件的载体背面式样 注意脊背用大写汉字填写 · 整理方法 GL 青岛市企业电子文件归档与管理规则 · 整理要求 ①归档电子文件的整理，应按内容、项目、保管期限、密级等因素相对集中 ②不同保管期限、不同类别的电子文件不应存储在同一盘载体中 ③把拟归档的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。 对于加密的电子文件，应待其解密后再完成上述工作 青岛市企业电子文件归档与管理规则 ④归档电子文件必须与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上 ⑤保存与纸质文件内容相同的电子文件时，应与经档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统所形成的机读目录建立准确、可靠的关联标识．在软件上标识出该电子文件所存储的光盘档号． ⑥符合归档条件的电子文件应定期按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。 光盘或磁盘 青岛市企业电子文件归档与管理规则 6 归档 ①电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并包括相应的背景信息和元数据。 ② 归档的电子文件，在其生命周期内应保持完整性、有效性和安全性。 ③ 归档说明应与电子文件同时积累，一同归档管理，保证归档电子文件的完整性。 · 归档电子文件的完整性、有效性和安全性 青岛市企业电子文件归档与管理规则 ④ 在符合软、硬件平台要求的条件下，应保证归档电子文件能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。 ⑤归档电子文件应不被非正常改动，保证其载体安全和信息安全。 青岛市企业电子文件归档与管理规则 ·归档电子文件的鉴定与检查 ①鉴定归档电子文件的完整性、准确性和有效性。  ②鉴定归档电子文件内容的实用价值，参照纸质文件材料的划分规定，确定电子文件的保管期限和密级。 ③检查载体有无病毒、划痕。  青岛市企业电子文件归档与管理规则 青岛市企业 电子文件归档与管理规则 青岛市企业电子文件归档与管理规则 适用于企业、科技事业单位对电子文件的归档与管理 1 范围 2 引用标准 电子文件归档与管理规范 GB／T 18894—2002 青岛市企业电子文件归档与管理规则 3 定义 电子文件： 指在数字设备及环境中生成的以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。 归档电子文件： 指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件。 青岛市企业电子文件归档与管理规则 举例各单位所产生的电子文件类型: 制发的公文 接收的公文 数码照片 数码影像 数字音频 CAD制图 数据文件 扫描文件 随机文件 其它 青岛市企业电子文件归档与管理规则 · 真实性 · 完整性 · 有效性 · 背景信息 · 元数据 电子文件应该具备的特性: 青岛市企业电子文件归档与管理规则 4 收集 要求一：电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负责，档案部门负责其监督和指导工作。 要求二：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式及其属性，收集时应转换为XML或TXT格式。 (注:现阶段支持word、pdf) 要求三：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式 青岛市企业电子文件归档与管理规则 要求四: 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，如果与数据库连接应将数据库文件一并收集整理 如autocad,illastaotor等设计软件的版本 要求五: 用视频设备获得的动态图像文件，收集时应按MPEG2方式压缩 要求六: 用音频设备获得的声音文件，收集时应转换为MP3格式 青岛市企业电子文件归档与管理规则 要求七: 由计算机多媒体技术制作的多媒体文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整 .如:powerpoint软件制的课件应该注明是97或是2000或是2003或是XP,各版本制做出的课件的格式都是PPT,但有可能显示有异样 要求八: 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集 青岛市企业电子文件归档与管理规则 要求九: 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的各类参数、管理数据等数据文件，应与电子文件一同收集 ,如:数据库的日志文件等 要求十: 计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序，收集时必须收集软件的源程序及其开发、编译工具 要求十一: 归档的电子文