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公司合同档案管理 浅谈公司合同档案管理有名法学家庞德说过“在商业时代，财宝大局部由合同构成〞，合同是企业进展经济活动的重要法律文件，同时也是产生争议和纠纷的根源。公司生产经营离不开合同，仅我公司2014-2015年度两年OA记录的经济合同就有406份，合同档案作为重要的法律根据，在生产经营建立活动中起到了重要作用，公司招投标、认证均需要经济合同，合同档案应用越来越广泛。那么如何开展合同档案管理工作，公司档案室从以下两个方面入手管理。一、合同档案的分类和归档范围说到合同，自然离不开合同分类，公司合同管理编号设立了四级编码：一级编码—公司代码：QDLMP；二级编码—部门代码，用部门英文大写字母简称表示；三级编码—类别代码：依据税法要求和各合同种类汇总确定了合同类别，每个合同类别编制统一代码，三级编码由二个大写字母标识，大写字母是合同类别简称的汉字拼音的第一个声母。例如：建筑施工合同的代码是“JS〞；选购合同的代码是“CG〞；制作安装合同的代码是“ZA〞等；四级编码—流水号：“合同审批单〞的流水号。组合起来就是，公司代码-部门代码-类别代码-流水号。例如2016年销售中心销售合同，流水号006，编号就是QDLMP-SAL-XS这样看到编号对合同责任部门和性质一目了然。二、明确归档责任部门，制定合同档案整理方法《公司档案管理方法》中规定各职能部门或承办部门及工程负责人应对本部门或工程归档文件的完好和系统负责，各部门或者承办部门及工程文件形成者应负责积累文件资料，并对文件资料的齐全、精确和形成质量负责，各部门兼职档案员负责搜集、整理应规定的文件资料，并对归档文件质量负责。据此，可以确定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定兼职档案员负责。公司目前由档案室负责建立全年合同台账名目，其次年年初与各部门兼职档案员沟通，确定归档范围，由各部门整理组卷移交档案室。不同部门，所拟定和承办的合同有所不同，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列冗杂环节，而且合同需要经过全部责任方共同担当责任，签字后才能生效，具有流程冗杂，周期长等特点。在搜集合同档案时，会存在中途流失的现象，所以合同档案包括合同以及签订前的文字材料和签订后的补充资料〔补充材料一般形成后一个月内移交〕，归档合同要求做到系统完好。公司任何局部的经济活动，都需要通过合同进展记载和标准，合同档案是记录企业经济行为的根据性凭证。因此重视合同档案的搜集、保管和利用，对维护公司的合法权益，促进公司的安康进展具有重要意义。