用Ecel做财务报表.pdfVIP

也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函数实现过上千次的复杂运 算，也许你认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用 方法只不过是 Excel 全部技巧的百分之一。 本专题从 Excel2002 中的一些鲜为人知的技巧入手， 领 略一下关于 Excel 的别样风情。 一、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用 “数据有效性 ”功能 建了一个分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2中，将企业名称按类别 (如 “工业企业 ”、 “商业企业 ”、 “个体企业 ”等 ) 分别输入不 同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中 A 列 ( 工业企业“ ”名称所在列 )，在 “名称 ”栏内，输入 “工业企业 ”字符后，按 “回车 ”键 进行确认。 仿照上面的操作，将 B 、C…… 列分别命名为 “商业企业 ”、 个体企业“ ”…… 3.切换到 Sheet1中，选中需要输入 “企业类别 ”的列 (如C列 ) ，执行 “数据 →有效性 ”命令， 打开 “数据有效性 ”对话框。在 “设置 ”标签中，单击 “允许 ”右侧的下拉按钮，选中 “序列 ”选项，在下面 的 “来源 ”方框中，输入 “工业企业 ”， “商业企业 ”， “个体企业 ”……序列 (各元素之间用英文逗号 隔开 )，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列 (如 D列 )，再打开 “数据有效性 ”对话框，选中 “序列 ”选项后， 在 “来源 ”方框中输入公式： =INDIRECT(C1) ，确定退出。 4.选中 C列任意单元格 ( 如C4) ，单击右侧下拉按钮，选择相应的 “企业类别 ”填入单元格中。 然后选中该单元格对应的 D列单元格 ( 如D4) ，单击下拉按钮， 即可从相应类别的企业名称列表中 选择需要的企业名称填入该单元格中。 提示： 在以后打印报表时， 如果不需要打印 “企业类别 ”列，可以选中该列， 右击鼠标， 选 “隐 藏 ”选项，将该列隐藏起来即可。 二、建立 “常用文档 ”新菜单 在菜单栏上新建一个 “常用文档 ”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选 “自定义 ”选项，打开 “自定义 ”对话框。在 “命令 ”标签中，选 中 “类别 ”下的 “新菜单 ”项，再将 “命令 ”下面的 新菜单“ ”拖到菜单栏。 按 “更改所选内容 ”按钮，在弹出菜单的 “命名 ”框中输入一个名称 (如 “常用文档 ”)。 2.再在 “类别 ”下面任选一项 (如 插入“ ”选项 ) ，在右边 “命令 ”下面任选一项 (如 “超链接 ”选项 )， 将它拖到新菜单 (常用文档 ) 中，并仿照上面的操作对它进行命名 (如 “工资表 ”等 )，建立第一个工 作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中 “常用文档 ”菜单中某个菜单项 ( 如 “工资表 ”等) ，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选 “分配超链接 →打开 ”选项，打开 “分配超链接 ”对话框。通过按 “查找范围 ”右侧的下拉按钮，定 位到相应的工作簿 (如 “工资 .xls 等”)文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4. 以后需要打开 “常用文档 ”菜单中的某个工作簿文档时， 只要展开 “常用文档 ”菜单， 单击其 中的相应选项即可。 提示：尽管我们将 “超链接 ”选项拖到了 “常用文档 ”菜单