会议与商务活动_0405会后工作与管理.pptxVIP

第4章 会后工作与管理;（一）会场善后工作;（二）安排与会人员离场（点击案例4）;安排细节 （1）如果开会人员要赶往下一个目的地，会务人员要提前准备好机票、车票，并尽量安排专人专车送往机场或车站。 （2）无论是自有车辆，还是租赁车辆，会议组织者都有责任保证其安全性；包括每辆车合法承载量的确认、各种安全检查以及司机的安全教育 （3）会议组织者在安排交通工具时，应该考虑当地气候、旅途长短等因素，尽量使与会者感到舒适、满意。 送客礼仪（迎人迎三步，送人送七步） （1）握手告别，送客出门 （2）提醒与会者携带好个人的物品 （3）送客真诚，送离视线;二、会后文书工作（一）会务文书与会议案卷;1.文书清退工作 （会议文书要在会后指定时间、地点内进行收集清退工作） 2.会议文件收集清退的范围 （1）关于召开会议的请示与批复。 （2）提交会议审议批准的文件 （3）会议期间使用的文件 （4）会议参考性文件 （5）会议管理性文件 （6）会议记录、简报 （7）会议宣传性文件 （8）会议的照片、录音、录像等资料;（1）根据会议文件清单清退 （2）一般小型内部会议，如果参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以在宣布会议结束的同时，由主持会议的领导提出要求，请与会人员将需要退还的文件留下，也可由秘书人员在会场门口随时收集。 （3）大中型会议收集文件，应提前发《文件清退目录》，先由与会人员个人清理，再由召集人收齐交大会秘书处。 （4）清退会议工作人员手中的文件，可采取按目录的限时交退。 （5）机密文件的清退。 ;（三）会议文件的立卷归档工作;大型会议文件立卷 （1）收集资料 （2）鉴别整理 （3）分类归卷 （4）组卷 （5）卷内文件编目 （6）填写卷内文件资料备考表 （7）拟定案卷标题 （8）填案卷封面 （9）案卷排列 （10）编写案卷目录 日常工作会议文件资料立卷 （点击案例5）;4.会议文书的归档 （1）平时归卷 （2）定期归档 5.会议文件销毁工作程序 登记造册：凡需销毁的文件，均需登记造册， 经主管领导审查签字，监销人核对无误后才能 销毁，个人不得自行销毁文件。 文件销毁的方法： （1）焚烧。注意不留残片，当全部化为灰烬后方能离开。 （2）直接送市国家保密局公文回收站。 （3）送造纸厂化浆。;三、会议总结;（三）会议总结的结构;四、会议经费结算工作;会前影响会议效果的因素，应注意避免： （1）开会的通知时间不当；开会通知的内 容欠周详。 （2）欠缺目标或目标不准确；欠缺议程。 （3）会议时间、地点不当；会议场地设备 欠佳；与会者人选不当，或者与会者人数太 多或太少。 （4）会议不准时开始；与会者没有作充分 准备；未定明会议的终止时间以及每一项议 题的时 间分配。 （5）以前的会议太多，使与会者一听说要 开会，都感到厌烦；开会次数太少，使每次 会议的议题过多。 会后对会议效果的影响因素，应注意避免： （1）欠缺会议记录。 （2）对决议落实不力。 （3）未对会议的成败得失进行总结。 （4）与会者对会议感到不满。 ;（二）会议评估方法与常见表格编制工作;2.数据处理的方法;3.常见会议效果评估表格的编制;4.评估的目的与用途;六、会后的催办、反馈与落实工作;七、会后文件的拟写 ;第5章 商务会议与会展;一、商务会议与会展业 ;二、商务会议承办 ;;2.制订策划方案;（二）商务会议服务工作 ;（三）商务会议评估工作 ;不同阶段的效果评估 一、会前效果评估。在会议举行前，以下因素会影响会议效果： 欠缺目标或目标不准确。 欠缺议程。 与会者人数太多或太少。 会议时间、地点不当。 开会的通知时间不当。 开会通知的内容欠周详。 会议场地设备欠佳。 与会者没有作充分准备。 未定明会议的终止时间以及每一项议题的时间分配。 以前的会议太多，使与会者一听说要开会，都感到厌烦。 开会次数太少，使每次会议的议题过多。;三、会展业的组织经营 ;会展服务策略 （1）做好展前的信息服务，帮助参展商做好展馆展台的布置工作和展场企业的广告宣传。 （2）设置展场的各类咨询服务，帮助参展商解决会展中遇到的金融、法律、会计等方面的问题，提升参展效果。 （3）举办各类附加活动，如各种洽谈会、主题研讨会，交流信息，创造商机。 （4）设立海关、商检的绿色通道，为参展商提供便利。 （5）提供运输、保险、翻译等各方面的服务。 （6）建立信息反馈、后续服务。展后要建立参展商、观展商的资料库，保持会后的联络，了解他们的意见和建议，便于日后改进工作。 ;（三）会展业的组合经营 ;会展市场调研;市长说：会展是一项提升城市两个文明建设、利国利民的德政工程。 学者说：会展是智者的峰会，是理论与实践的组合，是新思想、新观念的论坛。? 导游说：会展场馆乃是著名城中景观，游客不可不去。? 农民说