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电子文件管理系统与管理办法三篇 第1条 电子文档管理系统背景随着信息化的逐步深入， 文档生成机构中 的电子文档数量日益增多， 对电子文档的管理需求也越来越迫切。 目 前， 文档生成机构的电子文档管理主要存在以下问题 :1.分散式和本地 电子文档管理目前，电子文档管理的功能大多分布在各种业务系统 中，如办公自动化系统、网站发布系统、邮件系统等。没有覆盖所有 类型的统一的、全球电子文件管理系统； .不完整的电子文档管理目前，许多组织的电子文档管理附属于 文件管理系统，仅涉及存档文档的电子文档。实质上，它是对电子存 档文件的管理。 根据目前的文件管理方法， 大量不需要归档的电子文 档大多分散在业务系统中，甚至分散在业务承包商的单机中。 另一方面， 被管理的电子文档中包含的信息不完整， 大多只管理 文档的最终版本，缺少文档的关键流程草案和形成流程。 .功能缺失当前的电子文档管理系统仅包括电子文档描述、检 索、浏览等基本功能。无法通过前端服务系统自动捕获电子文件；无 法实现电子文件的综合利用，后端电子文件的长期保存缺乏凝聚力， 无法完全覆盖电子文件的生命周期。 .文件安全不能保证大多数单位的电子文件管理主要是从数据 共享的角度考虑，缺乏对电子文件真实性、完整性的支持。 党和政府高度重视电子文件管理。 先后发布了 《电子文件管理暂 行办法、 XXXX 国家电子文件管理工作计划》等文件。在 XXXX 他们成立了 “电子文件管理部际联席会议并组织来自行业、 学术界、 他们成立了 “电子文件管理部际联席会议 用户等各个领域的专家， 编写电子文件管理的一般功能要求， 并规范 电子文件管理系统的功能要求。 XXXX 年初， 电子文件管理部际联席会议正式发布文件， 启动第 一批电子文件管理试点。 通过试点试验， 正在制定的标准得到了验证。 实现建设目标 XX 电子文件管理系统的技术手段和管理体系是根据 电子文件管理系统 （征求意见稿 ）、 电子文件传递和管理措施 （征求意见 稿）和电子文件元数据通用标准 （征求意见稿 ）的总体功能要求开发的。 基于内容管理技术， 它是一种有效组织信息资源的管理系统， 如各级 政府的文件等业务系统生成的文件、紧急情况、秘书、人员、邮件、 图片、音像资料、管理、处置、利用。 主要功能 XX 电子文件管理系统功能主要分为四类， 包括文件浏 览和检索、文件管理配置、文件管理业务、安全和系统管理。 .文件浏览和检索此功能适用于匿名用户和普通用户。根据浏览 和检索官方文件的权限， 匿名用户可以查看公共电子文件， 而登录的 普通用户可以查看授权的电子文件。 .文件管理配置文件管理配置是面向组织的文件管理员，配置电 子文件管理系统运行所需的业务数据。 目前， 它包括电子文件类型配 置、电子文件分类方案、电子文件保留期、存储配置、安全配置、工 作流配置。 .文档管理业务本模块面向各级文档管理和处理人员。它直接捕 获电子文档、分类、统计、认证和处置、利用和审计等。 包括捕获注册、电子文档排序、电子文档统计、电子文档利用处 理、认证处理。 技术特征 1.集中式管理、分布式存储； .基于 XML 的数据交换格式、基于 B/S 的多层体系结构； 3.支 持多种数据捕获方法； .支持各种数据格式和元数据标准，可以存储和管理各种类型的 数据； .支持特殊题库内容的组织，保证用户多样化的电子文档管理需 求； 6.完善的权限管理和安全机制，提供多级粒度的权限控制；支持 格式文件转换，实现文件显示和固化；支持文件加密、数字签名等安 全措施，确保文件安全； .完善的信息数字化手段，多通道采集工具的无缝集成； .丰富的内容检索手段，提供全文检索和支持跨类别检索； 9.通过标准化元数据设置和电子文件格式实现电子文件的标准 化形成和移交。 第二部分第二部分电子文件管理系统电子文件管理系统术语解 释 1、电子文件的全过程管理是一种系统管理。它基于大文档的概 念， 注重对电子文档生命周期各阶段的所有管理活动和管理要素的整 体考虑， 强调各种管理内容和要求的无缝连接、 系统集成和整体效果。 2、前端控制前端控制是现代文件管理概念 file 、的重要内容， 它以文件生命周期理论为基础， 将文件从形成到永久保存或销毁的不 同阶段视为一个过程 3、真实性保证原则电子文档的真实性是指文档的内容、结构、 背景信息经过传输、 迁移等处理后保持不变， 与形成时的原始状态一 致。 真实性是保证电子文件行政效力和法律证据的基础。 这也是长期 保存社会记忆的前提， 因为电子文档反映了历史面貌、 并构成社会价 值。 4、电子文档的完整性电子文档的完整性包括两种含义。一是记 录社会活动真实面貌的有机联系的电子文档和其他形式的相关文档 的数量是完整的。第二，每个电子文档的内容、并且在结构和背