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会计档案归档与整理 （2009 年 2 月） 一、会计档案的概念 什么是会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告 等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料 和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整的记录 和计算。一个年度会计核算工作结束，它所产生的材料——凭 证、账簿和财务报告即是会计档案。 需要注意的是：会计部门形成的材料很多，只有会计专业 核算材料才是会计档案。 财会部门经办的有关财会工作的方针、 政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来 往文书都不属于会计档案的归档范围，应按照文书档案管理办 法执行。 二、会计档案的收集范围 ： 1、会计凭证 ：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济依 据的书面证明文书。包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、 其他会计凭证。 2、会计账簿： 由固定格式账页所组成，以会计凭证为依 据，全面系统科学地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。包 括：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助账簿、 其他会计账簿。 3 、财务会计报告： 用统一的货币计量单位，以账簿记录 为主要依据，按规定的表格形式，定期总括地反映核算单位在 一定时期经济活动和财务状况的报告文件。包括：月度、季度、 年度财务报告，包括会计报告、附表、附注及文字说明，其他 财务报告。 4 、其他： 会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销 毁清册。 三、会计档案的整理： 会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化 的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组 成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分 类整理。 同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年 度的决算报表等，可放入针对内容年度里。 归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出 的会计档案，财务主管要签字、盖章。 （一）会计档案的分类 行政事业单位的会计档案一般分为会计凭证、会计账簿、会计 报表及其它类。 （ 二）会计档案的整理、编号 （以历下区档案局为例） 1、会计凭证的整理、编号 ①首先将散装凭证按月份或会计科目装订成册，并加封角、封 面填写齐全。 ②一册凭证作为一个保管单位，按时间顺序排列，用 4 位阿拉 伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（双格口取纸一半）贴 在每册凭证脊背底边处， 并在每册凭证封面右上角加盖数码章。 ③保管期限为短期 ④档号编制： 以每册为单位编制， 全宗号 - 目录号 -册号，如： 0020-005-0048 。0020 为全宗号， 005 为目录号， 0048 为册号。 （档号为目录检索使用） ⑤装盒：按时间顺序装盒。 ⑥凭证盒封面填写要求： 名称 济南市历下区档案局 时间 200801-200805 册数 5 保管期限 短期 编号 0048-0052 （名称部分盖单位名称章，时间、册数、保管期限、编号全部 盖章，编号为盒内起止册号。） ⑦以盒为单位编制大流水盒号， 在盒脊下方贴兰色三格口取纸。 第一行：全宗号 ? 目录号；第二行：册号（起止号）；第三行： 盒号（四位数），填写居中： 0020?005 0072-0078 0020 ⑧建立检索工具： 按册编制案卷目录，