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业委会工作制度及日常接待制度 XX名苑小区业主委员会工作制度 一、业主委员会信息公开制度 1．业主委员会应当建立信息公开制度。2．在业主大会、业主委员会的决定作出后，以及物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项重大决定作出后，在10个工作日内公布。 3.每半年公布公共收益收支。 二、业主接待制度 1. 为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理，业委会设立业主接待制度。具体请参看附表《XX名苑小区业主委员会日常接待制度》 2.业委会在南北苑门口专门设置业主意见收集箱，由业主进行书面提交。业主委员会或物业在10个工作日内予以答复。 三、业委会例会及表决制度 1. 业委会全体成员每月的第一个星期六晚上7点半（如遇节日另行商定时间），集中在业委会办公室召开例会，总结上月工作及账目收支情况，提出有关议案，汇总各类业主反馈的信息，制定下个月工作计划等。会议由业委会主任主持，主任无法参加，可委托副主任或其他委员主持会议，负责宣传报道的委员做好会议记录，会后整理形成会议纪要。 2. 业委会可召开专项事务会议，所有委员都有建议召开专项会议的权利，但需经业委会主任同意或经半数以上的业委会成员共同提议。专项会议时间在确定后由负责宣传报道的委员负责通知与会人员，提出召开专项会议的委员必须事先准备好各类文本材料。专项会议只讨论专项事务，宜目的明确简洁明了。3. 业委会召开的会议上，涉及到提案的，都需有文本材料，电子稿会前由负责宣传报道的委员发到相关人员邮箱或工作微信群先行阅读、思考，涉及到各类资料如页数较多，一般准备三份进行传阅。4. 对于提案等需要表决的，必须按照少数服从多数的原则进行，票数相同的，业委会主任的1票记为2票。5. 业委会每个月第一个双休日（如遇节日另行商定时间），与物业管理方举行例会，听取上个月物业管理工作总结（包括各类开支情况）以及下阶段工作计划，将上个月业委会对物业管理方的考核情况，以及业主提出的关于物业管理的意见和建议，反馈给物业管理方，由物业管理方提出相应整改措施或解决办法。会议由业委会负责宣传报道的委员做好会议记录，会后整理形成会议纪要，由参会人员签字后公示。会议中有涉及到需要业委会表决通过的，由业委会成员单独进行投票表决，物业管理方回避，按照少数服从多数的原则进行，票数相同的，业委会主任的1票记为2票。6. 以上会议在确有必要的情况下，可邀请政府管理部门人员、社区工作人员、业主代表等参加。由业委会主任、副主任，或其指定的人员负责邀请。 7.业委会成员一年内缺席常规会议达到3次以上（紧急会议除外）视为不能正常履行委员职责，应主动向业委会提交辞职报告，不主动提交辞职报告的，由业委会主任或副主任进行诫勉谈话并记录在会议纪要内，如仍不改正、情节严重的，由业委会向业主代表大会通报并视情况做出警告、公示及除名等处理意见。 四、业委会收发文管理制度 1. 业委会的发文主要包括各类函、通知、会议纪要等文书材料，具体文号根据实际需要逐步制定、完善。 2. 业委会对外行文，由负责的委员起草，全体业委会成员讨论修改后定稿，由业委会负责办公室管理的委员登记后用印、分发、邮寄、报送、归档。 3. 业委会收到的各类文书，由业委会负责办公室管理的委员负责登记，交由各个委员以及相关人员传阅，并归档。 五、业委会公章管理制度 1.公章的保管和使用：（1）公章由业委会负责办公室管理的副主任或委员妥善保管，确保公章安全。（2）公章如不慎遗失，保管人员应及时向业主委员会报告，到主管部门按照规定程序重新刻制。公章管理人员如有变动，应及时上缴公章，由业主委员会重新确定公章管理人员。（3）使用公章需业委会集体讨论，并经半数以上同意方可使用外，其他用印都需经业委会主任、副主任到负责办公室管理的委员处办理登记手续后可用印，负责办公室管理的委员为监印人。（4）公章使用人必须做好用印登记手续，并留存文件原件副本存档，以便备查，绝对禁止在空白纸上加盖公章，存档文件应当每季度按照时间顺序装订成册（5）所有公章的使用都要先在《用印登记簿》上填写后，按照批准印章使用权限，涉及到的批准人签字同意方可使用。 （6）紧急情况必须使用公章时，使用人需与业委会主任、副主任以及负责办公室管理的委员联系，向其说明情况，得到口头同意后方可使用，但事后使用人必须在3日内完成补签工作，同意使用公章的委员必须亲自核实情况，确认属实后方可进行补签，如有不实有权拒签并追究有关人员的责任 2.公章的使用范围 （1）公章使用必须符合《XX名苑业主大会议事规则》、《XX名苑小区管理规约》等有关规章制度。 （2）业主委员会主任、副主任应该每月核对公章使用登记本登记情况，确保公章使用登记本与公章实际使用情况相符。 （3）凡违章使用公章，造成经济损失或严重不良影响的，交市、区主管部门查处，由责任人承担法律责