前台临时挂账操作规定.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 前台临时挂账操作规定  为进一步完善前台临时挂账(以下简称S账)的操作,现将有关操作规定如下:  1.  只有以下状况可先挂S帐再结账:(1)押金足额或协议签单挂账单位(个人)因故未能按时到前台退房;(2)旅行社或商务公司汇款不清或不足但有酒店有权担保人赐予担保。  2.  客户提前前台现付或刷卡预付房款的(尽量避免大额刷卡),前台收银应开具定金收据,一联给客人,一联投审计,前台留存一联,系统内先入预定房帐内并作总账单,在电脑备注栏注明已预付金额,同时通知市场营销部付款单位和金额,市场营销部要准时注明消费哪一笔预定并预留房。  3.  全部需挂S账的消费款,必需经前厅部经理(或前台主管)同意并由负责担保的市场营销部有权限人签字确认,也可电话通知后最迟于次日补签。审计每天对S账进行审核,发觉无签字手续挂S账的,追究挂账人的责任,每次违规操作罚款50元,前台每周一出按担保人汇总的S账明细表,注明挂账时间、入住和离店日期、挂账金额、担保人等内容,报至分管副总经理,抄送市场营销部及财务部。  4.  市场营销部必需将当天和第二天的预订单和汇款凭证准时交给前台(当日下班后的预订可在次日补单),前台签收后退回一联给市场营销部,对未准时传递和遗失单据的,对经手人惩罚为10元/单,前台要在系统特别要求栏精确选择相关的缺单项目,如:预订单、汇款单、或预订单和汇款单。市场营销部要时时查阅并依据系统汇总的特别要求报表内缺单项目准时补单;前台签收补单后要在系统内准时更新信息。变更及更改单的传递时限为3个工作日。  5.  当客人已交足押金,但未到前台办理退房手续,前台账务也未进行结账处理时,账单临时保留在前台收银处,保留时间最长不超过1个月。对1个月后仍将来办理手续的,由前台主管统一进行结账处理,并将余款与当天营业款一起投到出纳处,前台主管同时作好相应的明细备遗忘录,并将一联账单及押金条留在前台妥当保管。日后客人到前台办理退房结账手续时,前台收银要专心核对押金条及客人消费账单,核对无误并经前台主管审核后收回客人押金条开出支出单让客人签字后退相关余款,此退款不入前台电脑账,先用前台备用金垫退客人,下班时当班收银填写一份请退还该客人押金的支出单,次日凭支出单从总出纳处领取现金补足备用金。审计每月初汇总列出未退房结帐清单,给前厅部和市场营销部各一份。该二部门适时联系客人来结帐退押金。  6.  客人将办理入住或在住但订房单位的汇款暂未到帐或余款不足等状况时,必需由市场营销部有担保权限的人员担保,担保额度(见酒店折扣权限规定)严格根据酒店规定执行,除电脑备注担保人外担保人必需在前台的担保记录上签字确认,详细为:订房单位汇款暂未到帐,客人已到前台办理入住手续时,担保人需在RC单上签字;客人在办理退房手续时在账单上签字,若遇特别状况,担保人不能准时到前台办理签字手续时,可委托部门其他有担保权限的人员签字担保;若超额担保需逐级上报,恳求部门主管、经理、总监直至分管副总在权限内担保。担保挂账时间不得超过二周,担保人需亲密跟催相关款项到位,否则将在次月工资中扣除,特别状况需延期的需报请总经理批准。如因前台收银员结账时漏收而造成收款不足,由当事人负责追回相关款项,期限一周,否则将在次月工资中扣除或由当事人补交现金。  7.  假如签单挂账单位(个人)离店时未在前台办理账单确认手续,如入住时RC单上有有效签单人签字的可直接作清帐处理。如入住时RC单上无有效签单人签字的,先挂S账,前台主管应准时电话联系对方,发传真签字确认(并注明:传真视同原件)即可清帐。此挂账期限为1周。1周后对方无回传的,前台需即通知日常负责此签单挂账单位(个人)的市场营销部人员或此单预订人,转办担保S账手续,此后视同担保S账。  8.  审计每月初抄送前厅部和市场销部各一份签单挂账单位(个人)的挂账余额表。如发觉余额不足支付下一次基本消费(1晚1间房费)时需准时通知签单挂账单位(个人)并同时知会市场营销部及前厅部。市场营销部依据签单挂账单位(个人)协议及审计供应的月挂账余额表精确接受或拒绝预订;前厅部(及餐饮收银)严格按各签单挂账单位(个人)协议赐予或拒绝消费挂账;前台主管应每天查看客人的消费状况,如有超消费应准时通知签单挂账单位(个人)支付或请客人现付,同时知会审计和市场营销部。  9.  前台主管对以上期限内的各类挂账要定期跟进,准时跟催相关部门、担保人或挂账单位等在规定期限内办理清帐手续。  10.  审计主管每月底对前台S帐进行汇总。并全面监督管理和检查,杜绝异常状况的发生;如发觉问题准