销发系统制度培训PPT课件.ppt

出厂管理 3、门卫在对出厂产品进行验货时，对散装水泥汽车必须打铅封（若为装运部门打铅封的，则门卫检查铅封的完好状况）； 门卫职责 对袋装水泥汽车必须点包确认发货品种、吨位无误后，方可予以放行。 * 4、超时出厂的散装水泥汽车，要求重新过磅，做好相关记录，在确认无异常情况后方可准予出厂 出厂管理 5、对于实际装载量低于标准载重量90％的散装车辆，必须检查、确认会签 手续完备、无异常情况后 方可准予放行 * 出厂管理 6、散装水泥空车出厂 门卫要认真核查其《空车出厂申请单》办理会签的情况，在确认会签完备、无异常情况后方可出厂，并做好相关记录； 空袋装水泥车（含装运熟料的空车）出厂必须确认车辆未装货物，同时做好相关记录。 * 出厂管理 7、每日上午9：00前 按照出门先后顺序整理昨日发运出厂水泥的出门证； 填制《日出厂数据汇总表》； 经部门负责人签字确认后，交给财务部门。 * 出厂管理 8、每日上午9:30 前， 财务部门牵头 办公室、生产、装运、销售等部门配合； 填制《日发运数据核对表》； 各部门会签，财务部门存档。 * 发票开具、审核 销售部门 1、销售发票由销售部门开具，原则上当月发票必须在当月开具完毕，经财务部门审核盖章后生效。 2、禁止出现客户名不填或仅填写地名、发票存根联与发票联内容不一致、发票 单价与发货单价格不一致等现象。 * 3、销售部门在销售发票开具后即时将发票相关信息录入销发系统，在录入时必须认真、仔细，杜绝出错。 发票开具、审核 4、经财务审核盖章的销售发票，销售部门在传递至客户时，须让客户签收，并做好相关记录，记录每月由销售处统一存档备查。 * 财务部门 发票开具、审核 财务部门在接到销售发票后，即时对销售部门录入系统的发票情况进行审核； 重点审核客户、品种、数量、价格、发票票号等情况； 审核无误后，在发票上加盖发票专用章。 * 销售、财务部门 发票开具、审核 时间：每月3日前 部门：财务部门、销售部门 就销发系统和用友帐务系统资金情况逐户进行全面核对； 结果经销售、财务部门负责人，报子公司主要负责人审核签字后交销售部门存档。 * 客户资金对帐 发票开具、审核 2、销售部门依据财务部门出具的对帐函，与业务人员、客户办理交接记录 ，督促销售人员做好客户对帐工作。 1、财务部门按照销售部门提供的客户名单每月出具对帐函。 * 3、客户以书面形式对我公司出具的对帐函数据提出异议时，销售、财务部门应在接到客户书面函件两个工作日内对客户资金状况进行重新核对，查明原因，财务部门重新出具对帐函与客户进行对帐。 发票开具、审核 客户资金对帐 * * * 交款为指挥部材料厂 发票主体为项目部 * 将发票货物名称填写错误，并且手动更改，操作不规范，存在一定税务风险。 * 对账意见不明确 * 出具对象与确认人不一致 * 质控处将质量数据录入销发系统时应注意数据录入的准确性； 质量管理 销售服务人员在打印质保书时应对数据进行复核。 * 质量管理 2009年9月13日**海螺质控处在录入P·O42.5级散装水泥28天抗折数据时，未能认真审核录入数据的准确性，将8.1Mpa误录为81Mpa，使28天抗折平均值达到32.3 Mpa，销售服务人员在为客户开具水泥质保书时也未能及时发现错误，使有错误数据的质保书传递给客户。 案例： * 熟料三天强度58.6Mpa * 1、以量定价合同 达到合同约定要求； 销售部门出具结算调整申请表； 经销售、财务部门负责人会签，经公司分管领导审批后； 由财务部门进行结算单价调整，调整 后方可开具发票。 数据录入、调整、发送 * 2、发货结算数量、流向的调整须填写销售发运信息系统数据调整申请表 、销售流向调整申请表； 数据录入、调整、发送 3、销售部门须安排人员每日上午8:30前将销发系统数据（发送日前推31天期间的所有数据）发送至销售部指定信箱。 * 系统运行情况稽查 月度检查要求： 由办公室牵头， 财务、销售、装运部门及系统管理员组成联合检查小组； 每月上半月和下半月对销发系统运行情况各检查一次。 * 系统运行情况稽查 重点检查内容 价格信息的准确性、资金录入的真实有效性、销发系统资金与财务账务系统资金的一致性、发票开具的规范性、未结算量的准确性及皮重波动异常、空车出厂、装载量验证、超时出厂、发货单作废、系统数据更改等情况处理的规范性、门卫审核的及时性与准确性 * 系统运行情况稽查 检查通报 1、应涵盖上次检查问题整改情况、本次检查中存在的问题、针对检查情况的考核和后期销发系统管理工作要求； 2、报所在