15XZ1103（20）-《记录管理须知》.docxVIP

1 目的 本文件对SMS各种记录的管理、使用作出规定，旨在标准记录管理，使记录能如实反映SMS运行情况，保持SMS有效运行。 2 适用范围 本文件适用于进入SMS的公司领导、处室及船舶。 3 定义 3.1 记录：见 平安管理手册 E定义和缩写第7条； 3.2 法定记录：指政府管理部门设置并进入体系的船舶所必须具有的手册、说明书和各种记录。 4 管理规定 4.1 但凡SMS文件实施的情况必须如实地记录在相应的记录或表报中，如无特定的记录表〔簿〕，那么记入 SMS监控记录 ， SMS监控记录 原那么上每页只能填写一项活动内容； 4.2 记录必须记载清楚，书写端正，不得涂改，如书写发生错误，可用笔划掉，但原文应能看出； 4.3 处室的记录由专人保管，船舶的记录由船长保管或按船员职责分工保管； 4.4 处室/船舶的记录必须分门别类进行记录，分工保管的文件夹应集中存放在一起； 4.5 各种记录作为内审的首要文字依据，除内审员、主管机关的审核人员、平安总监及相关处室的兼职平安监督人员，其余人员不得任意借用或查阅； 4.6 人员调动或替代，记录作为规定移交工程，列入移交，不得在调动或临时离开时带走记录； 4.7 各种记录用完后，法定记录仍按原来途径领取，其他记录那么由体系办统一格式以电子文档的形式提供，处室/船舶自行打印、复制； 4.8 未经批准不得任意改变SMS文件规定的记录格式内容，保持记录严肃性和有效性； 4.9 各种记录按规定的保存期限保存，记录保存到期，处室/船舶将自行销毁； 4.10 各种体系运行记录的流转、管理和存档可借助公司船舶管理信息系统〔SMIS〕进行。 5 附录 SMS记录清单 附录 SMS记 录 清 单 〔P3-1〕 序号 记 录 名 称 表单编号 1 SMS监控记录 CX0401-01 2 SMS运行跟踪季报表 CX0401-02 3 船长/大副技术档案 CX0601-01 4 轮机长技术档案 CX0601-02 5 船长适任资格评估表 CX0601-03 6 船员聘用审核评估表 CX0601-04 7 船长在船/离任考核表 CX0601-05 8 轮机长在船/离任考核表 CX0601-06 9 大副在船/离任考核表 CX0601-07 10 船员在船/离任考核表 CX0601-08 11 船员调动通知书 CX0601-09 12 岸基新聘和转岗人员熟悉职责表 CX0602-01 13 船长/大副/轮机长开航前指令执行表 CX0602-02 14 新聘和转岗船员开航前指令/熟悉职责表 CX0602-03 15 培训需求表 CX0603-01 16 岸基/船舶培训和训练方案表 CX0603-02 17 培训和训练记录 CX0603-03 18 信息收发记录表 CX0604-01 19 公司应急反响程序执行记录 CX0802-01 20 船舶年度应急应变演习方案 CX0802-02 21 不符合规定情况、事故和险情的报告、调查、分析及纠正记录 CX0901-01 22 船舶年度预防检修方案表 CX1001-01 23 月度维护和预防检修工程执行情况表 CX1001-02 24 SMS文件签收记录 CX1101-01 25 SMS文件登记薄 CX1101-02 26 SMS文件修改申请单 CX1001-03 27 SMS文件修改通知单 CX1001-04 28 SMS文件废止、去除通知单 CX1001-05 29 内审员聘任登记表 CX1201-01 30 内审员工作情况反响表 CX1201-02 31 内审员工作情况汇总表 CX1201-03 32 SMS审核检查表 CX1201-04 33 SMS内审记录 CX1201-05 34 SMS内审不符合报告 CX1201-06 SMS记 录 清 单 〔P3-2〕 序号 记 录 名 称 表单编号 35 SMS公司内审报告 CX1201-07 36 SMS处室/船舶内审报告 CX1201-08 37 平安管