16CX1101（20）-《控制文件管理程序》.docxVIP

1 目的 本程序对公司文件的控制管理作出规定，旨在使SMS文件保持最新、有效。 2 适用范围 本程序适用于公司的处室及船舶。 3 参照文件 平安管理手册 第十一章 4 职责 4.1 平安总监主持SMS文件的编写、修改工作，确保体系文件有效性； 4.2 体系办在平安总监领导下，负责组织体系文件的编写和修改及有效性监控； 4.3　处室根据各自职能，分工负责编写、修改SMS文件； 4.6 船舶操作须知由船舶部门长负责编写，船长审核，指导船长或指导轮机长批准。 4.7 船舶操作须知生效后由平安生产处、船舶技术处备份后体系办存档。 5 实施步骤 5.1 SMS文件的编写和审批 进入体系的相关处室根据NSM规那么要求及公司具体情况，做好SMS文件的编写和修改工作； SMS文件编写要严格按照 SMS文件编写导那么 执行； 处室负责人要对本处室所编写或修改的文件进行审核； 公司主管领导对所主管处室的文件送审稿进行审批； 总经理负责 平安管理手册 的批准和发布体系文件的运行令； 5.2 SMS文件的发放 体系办按文件规定发放范围，负责SMS文件发放到公司领导、相关处室/船舶； 急需下到达船舶的重要体系文件以发文形式通过电子邮件、 、电报、 等方式将要点发往船舶，然后以最快方式将正式文件送到达船舶，并按规定做好记录。 在发放和收到体系文件手册时，处室/船舶必须做好发放、签收 SMS文件签收记录 和文件登记 SMS文件登记簿 等记录； 5.3 SMS文件的保管 处室/船舶配备的SMS文件应在 SMS文件登记薄 上做好登记。 SMS文件由专人保管，单独存放在文件柜中，保持清洁、整齐、完整及良好的顺序性。 5.3.3手册以书面和电子文档 遵守保密制度，不得利用职权擅自扩大公司SMS文件的使用范围，不得泄漏公司SMS文件的内容，确保公司SMS文件受控。 当代管船舶脱离本公司时，船长应将船上所有手册及相关体系记录交回公司体系办。 归档的SMS文件由体系办负责存档保管,借阅已归档的SMS文件需经体系主管同意。 各种记录按所归属的文件所规定的传递范围和时间，由处室/船舶负责保存。 5.4 SMS文件的修改 当发现文件不能符合NSM规那么、国际国内强制性规定及规那么或公司实际情况时，处室/船舶有责任和义务提出文件的修改意见，以填写 文件修改申请单 形式报送体系办，每一份申请单只填写一个文件的修改内容，详细写明修改意见，并对文件所在页修改处作出明显标识，体系办对修改内容的有效性及格式进行审核，经公司领导审批后，体系办负责文件修改后的发布手续； 5.4.2 修改体系文件一般以换页形式进行，体系办将修改后的文件〔新〕页和 SMS文件修改通知单 按原发放范围下发到相关处室/船舶，相关处室/船舶收到文件〔新〕页和 SMS文件修改通知单 新编的文件，那么按 SMS文件编写导那么 要求执行； 体系文件经屡次修改或作重大修改时，那么对体系文件进行改版； 5.5 SMS文件的废止、去除 处室/船舶应根据SMS运行的实际和审核情况，对不适应体系运行的文件提出废止申请，报体系办审核后，经公司领导批准方可废止和去除； 文件的废止、去除工作由体系办组织实施，统一发出 文件废止、去除通知单 ； 处室/船舶在接到 SMS文件废止、去除通知单 后，应立即将废止文件撤出并就地销毁。 收集和跟踪 .1 职能处室负责对与本处室/船舶业务有关的最新的有关国际公约、修正案以及国际和船旗国标准、法规等生效信息，应按 控制文件管理程序 及时转报体系办。 .2 船长负责依照公司提供的受控外来文件清单查核船上外来文件，确保其与公司提供的受控外来文件清单相符且使用最新有效的版本，必要时提出补充或更新申请。 确认 配备 管理 .5 相关处室和船舶收到最新的外来文件后，必须做好登记。 有效使用电子方法存储的文件和记录等，同书面文件和记录等有同等效力。 处室/船舶在接受体系文件手册时必须查验SMS的蓝色“受控〞字章，在换页或撤消文件后要在 SMS文件登记 上作出明确记录。 7 记录与归档 7.1 公司SMS文件应长期保存。 7.2 相关记录由处室/船舶共同保存，期限如下： CX1101-01 SMS文件签收记录 ，保存五年 CX1101-02 SMS文件登记薄 ，保存五年 CX1001-03 SMS文件修改申请单 ，保存 三年 CX1001-04 SMS文件修改通知