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山东天元建材有限公司 工程合同管理程序 PAGE 7 工程合同管理程序 1. 适用范围： 公司对外签订的加工、工业品买卖、采购合同、工程安装一律执行本程序 2. 权责部门 2.1 合同主责部门 工程项目合同签订的主责部门为经营部，主责部门对合同事项进行描述。 2.2 公司与合同管理相关的各部门。 （1）工程部负责工期、进度（配套工作进场约定）、质量、履约、保修责任合同价款、变更结算等条款； (2)、经营部负责业务联系、合同变更、工程款回收、业务协调等； （3）财务部负责付款、回款条款等； 3. 合同的签订 3.1 合同由部门经办人具体经办，拟订初稿后必须经部门经理审阅后按合同审批权限审批。所有合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是： 3.1.1合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。 3.1.2合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。 3.1.3合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。 3.1.4 合同必须以书面形式签订，由双方法定代表人（或指定代理人）签字或盖章。 3.1.5 根据公司的合同签订授权权限及责任部门不同，最终审批人负直接主要责任，其他会签部门负关联责任。 4. 工程合同审批流程 4.1 合同由经办部门相关人员拟订（或自对方取得），并填写《合同评审表》（详见附件），连同合同初稿一并送交本部门经理（或部门负责人）进行审核。 4.2 根据合同审签表内顺序，各部门经理（或部门负责人）在审批时限签署书面意见。 4.3 各个部门（或责任人）应在审批合同送达后最长不超过1个工作日提出审签意见，因涉及造价审核工程部审签的原则上不超过2个工作日，特殊事件可与经办部门协商确定；涉及到总经理签批的原则上不超过2个工作日。由于审批时限影响合同正常签批的，追究相关责任人责任。 4.4 合同审批意见不一致，以最终授权代理人或总经理意见为准。 5. 合同的相关管理 5.1 合同正式经双方签章订立后，正本及《合同评审表》原件转至财务管理部留存，合同副本（或复印件）、《合同评审表》复印件以及其他合同相关资料暂由合同经办部门保留备查。待项目完成竣工结算后，交公司综合办公室合同管理人员处归档。 5.2 签订合同后，由工程部统一编号，并发至财务管理部、经营发展科。 5.3 签订合同时，若为对方先签章我方后签章，在我方签章后随即按照前款规定归档管理；若为我方先签章对方后签章，则经办部门应在我方签章后5日内将生效合同交回归档。 5.4 公司财务部在收到经办部门交来的合同正本后，应及时分类归档保存，归档前按照印花税的有关规定和计税税率在合同上粘贴印花税票并做划销处理。 5.5 凡公司各部门需要调阅有关合同的，应由调阅部门经理签批后到综合办公室合同管理人员处登记，并保证及时、完整归还。 5.6 已备案的各类合同，原则上不接受公司外部人员调阅或借出。如遇特殊情况，需由事项经办人员书面写明原因，并由经办人所在部门负责人、分管副总、总经理签批后，方可办理相关手续。 合同管理流程图 主导部门 经营部 流程名称 合同管理流程 层级 1 流程概要 合同管理 总经理 经营主管副总 经营部 项目经理 办公室 A B C D E 1 拟定合同草稿 拟定合同 草稿 参与拟定 参与拟定 合同草稿 2 初审合同草稿 初审合同草稿 3 参与与客户 沟通洽商与客户沟通洽商合同 参与与客户 沟通洽商 与客户沟通洽商合同 4 确定合同内容 确定合同内容 5 审查签字盖章 审查签字盖章 6 送客户签字盖章 送客户签字盖章 7 合同存档 合同存档 8 合同履约 合同履约 9 总结 总结 合同流程管理标准 主导部门：经营部 流程名称：合同管理流程 节点编号 节点名称 管理标准 C1 拟定合同草稿 1．项目中标，经营业务人员会同合同专管员、与客户沟通争取合同第一稿； 2．经营业务人员会同合同专管员牵头起草合同首稿应充分结合招标文件、投标文件。 D1 参与拟定合同草稿 1．项目经理必须参与合同草稿的起草，并充分表达自己的意见，充分理解合同主要条款。 B2 初审合同草稿 1．经营人员、项目经理、合同专管员应首先提出初审意见后报经营主管副总经理初审，经营主管副总经理初审后向客户反馈； 2．经营主管副总经理应认真负责，严格把关合同草稿内容，对关键实质条款决不放过，必要时可召集法律顾问等对草稿进行讨论评审； 3．草稿