企业办公室管理常识概论.pptxVIP

企业〔公司〕办公室管理常识;办公室管理名言; 为什么学〔why〕;学什么〔What 〕;怎样学〔How〕;第一章 办公室实务概述;二、办公室的职能;三、办公室事务管 理工作的特征;四、办公室实务的范围和内容;1、我国办公室实务的主要内容;2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容;3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容;五、办公室环境布置和管理; 2、办公室的布局 〔1〕封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一???个小房间内，组成一个个小办公室。 优点：各部门有独立的工作空间。 缺点：联系不便，空间比较浪费。;;〔2〕开放式布局。 就是将一个大工作间“切分〞成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 优点：节省空间，空气流通，共同采光好，人员 之间联系方便。 缺点：容易互相干扰。 ;;;3、办公环境布置要求;〔2〕布置原那么 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保存适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之前方，以便于控制和监督。;全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既 要方便使用又不影响别人工作。;考考你;办公室的视觉环境管理 1、办公室内的覆盖物 〔1〕有效地使用颜色。 〔2〕颜色应协调一致。 2、照明 〔1〕光线的量。〔2〕光线的质。〔3〕光的设计。 光亮设计的原那么： 防止用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光； 光源宜置高处，并从前方或左侧射入。 ;办公室的听觉环境管理 听觉环境指办公室所处的有益或有害声音. 消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。 适量音乐的播放。;办公室的空气环境管理 1、温度 最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。 2、湿度 最适宜的湿度为40%~60%。 3、空气流通 每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。 4、空气的净化 包括清扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。;办公室的保健与平安环境管理 1、保健 ＊定期健康检查 ＊灌输卫生知识。 ＊采取疾病预防 ＊保持环境整洁。 ＊推行健康运动 ＊举办康乐活动。 ;2、平安管理 〔1〕树立平安意识 掌握根本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益； 上岗前认真学习并自觉遵守有关平安生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度； 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康平安的工作环境。;〔2〕识别办公室平安隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线缺乏或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。;办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳 线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的平安标识等。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.;〔3〕平安管理重点 ＊ 防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。 ＊ 防火 火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。 ＊ 防止意外伤亡 为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成平安的工作习惯。 ;相关知识; 技能训练 ;六、办公器械的使用;第二章 文员实务;一、文员的工作顺序;如何决定工作的优先顺序呢？