如何制定完善的会议计划.docVIP

PAGE5 / NUMPAGES5 如何制定完善的会议方案 如何制定完善的会议方案 明确职责任务：会议有多种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要到达一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的方案。制订完善的会议方案确定必须要做的事项以满足会议的需要并到达会议预期目标。 制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。 －交通费用：1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。3、欢迎交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。 －会议室费用：1、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比方投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。2、会议设施租赁费用——此局部费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常